Tapahtumasuunnittelija, joka tunnetaan myös tapahtumakonsulttina tai -koordinaattorina, on erikoistapahtuman suunnittelusta, synkronoinnista ja kaikkien yksityiskohtien valvonnasta vastaava ammattilainen. Useimmat ihmiset valitsevat tapahtumasuunnittelijan suureen tapaukseen, joka vaatii paljon koordinointia, kuten häät, suuret syntymäpäivät tai yritystapahtumat. Vaikka tapahtumasuunnittelijan palkkaaminen on lisäkustannus, hyvä ammattilainen voi auttaa sinua suunnittelemaan täydelliset juhlat budjettisi mukaan. Useimmilla tapahtumasuunnittelijoilla on yhteyksiä myyjiin ja yrityksiin, ja he voivat saada erikoistarjouksia, mikä säästää tuhansia dollareita vähittäismyyntihinnasta.
Ennen kuin valitset tapahtumasuunnittelijan, on otettava huomioon useita asioita. Ensimmäinen askel on ottaa huomioon, kuinka paljon voimaa haluat antaa pois. Tapahtumasuunnittelija voi ottaa passiivisen roolin tarjoten vain ulkopuolista ohjausta, mikä on täydellinen valinta, jos haluat jonkun muun tekevän jalkatyötä, mutta haluat sanoa viimeisen sanan tärkeissä päätöksissä. Tapahtumasuunnittelija voi olla myös täyden palvelun assistentti, joka hoitaa kaiken budjetoinnista paikan päällä tapahtuvaan valvontaan.
Löydät tapahtumasuunnittelijan ottamalla yhteyttä paikalliseen kauppakamariin tai etsimällä verkosta luetteloa valitsemassasi kaupungissa käytettävissä olevista ammattilaisista. Tapahtumasuunnittelijat työskentelevät joskus tiettyjen paikkojen kanssa, joten kysy ympäriltäsi, onko paikallisilla klubeilla tai ravintolapäälliköillä ketään, jota voisi suositella. Valokuvaajien ja pitopalveluiden tarjoajien tulee myös osata suositella hyvää tapahtumasuunnittelijaa, koska he ovat saattaneet nähdä asiantuntijan toiminnassa.
Kun sinulla on luettelo mahdollisista tapahtumasuunnittelijoista, haastattele jokaista ja pyydä tietoja aiemmista tapahtumista, joita he ovat käsitelleet. Joillakin suunnittelijoilla voi olla portfolio, jossa on valokuvia, kun taas toiset voivat yksinkertaisesti tarjota sinulle referenssejä aiemmilta asiakkailta. Älä ota portfolion puutetta osoituksena huonommasta laadusta – monilla tapahtumasuunnittelijoilla ei yksinkertaisesti ole tarvetta sellaiselle.
Koska tapahtumasuunnittelija on vastuussa tarvikkeiden ostamisesta ja talletusten maksamisesta, sinun on usein annettava luottokortin numero hänen käytettäväksi. Varmista, että valitset tapahtumasuunnittelijan, johon luotat ja jonka kanssa tunnet olosi mukavaksi, jotta tästä ei tule kiistaa.