Asiakirjojen valvonnan asiantuntijat hallinnoivat organisaation sisäisten asiakirjojen keräämistä, tallentamista ja noutamista. Ylempi korkeakoulututkinto vaaditaan tyypillisesti lähtötason työhön, mutta tietty määrä korkeakoulukoulutusta voi olla tarpeen johtotehtävissä. Jos haluat tulla asiakirjavalvonnan asiantuntijaksi, sinulla on oltava myös hyvät organisointikyvyt, tietokone- ja toimistotaidot. Työ tähän ammattiin löytyy yleensä terveydenhuollosta, oikeus- ja valmistusalalta sekä oppilaitoksista ja valtion laitoksista. Asiakirjojen valvonta -asiantuntijan tyypillisiin tehtäviin kuuluu painettujen ja sähköisten asiakirjojen arkistointi, jakelu ja palautus.
Jotta voit olla asiakirjojen valvonnan asiantuntija, tarvitset lukion tutkintotodistuksen ja laajan työssäoppimisen. Useimmat asiantuntijat aloittavat tämän uransa lähtötason tehtävässä ja ottavat lisävastuita tietämyksensä ja taitojensa kasvaessa. Tietyt työnantajat voivat vaatia sinua suorittamaan kahden tai neljän vuoden tutkinnon työskennelläksesi johtotehtävissä. Toiset saattavat olla halukkaita hyväksymään ammattitutkinnon korkeakoulututkinnon sijasta. Erikoiskoulutusta ja sertifiointia on saatavana kansainvälisesti tunnetuilta organisaatioilta, kuten Knowledge Management Professional Society (KMPro) ja Association for Information and Image Management (AIIM).
Muodollisen koulutuksesi lisäksi sinulla on oltava myös erittäin hyvät organisatoriset ja toimistotaidot tullaksesi asiakirjojen valvonnan asiantuntijaksi. Näiden ammattilaisten on järjestettävä ja seurattava satojen asiakirjojen käyttöä päivittäin. Sinun on voitava luoda ja hallita sekä painettuja että sähköisiä arkistointijärjestelmiä menestyäksesi tässä ammatissa. Tehtävään tarvitaan myös erinomaisia tietokoneitaitoja ja monenlaisten ohjelmistosovellusten tuntemusta. Johtamistason tehtävät edellyttävät yleensä hyviä viestintä- ja johtamistaitoja sekä kykyä kouluttaa muita työntekijöitä.
Kun sinusta on tullut asiakirjojen valvonnan asiantuntija, voit löytää työpaikan useilta eri organisaatioilta. Nämä ammattilaiset työskentelevät usein terveydenhuollon, teknologian ja valmistuksen alalla sekä rakennus- ja teknologiateollisuudessa. Hallitukset ja oppilaitokset käyttävät myös asiakirjojen valvontajärjestelmiä yhdessä pankkien ja muiden rahoituspalveluyritysten kanssa. Voit ehkä löytää työtä riippumattoman asiakirjanhallintapalvelun kanssa, jos perinteinen työpaikka ei ole käytettävissä. Tietyt biolääketieteen tai oikeusalan työnantajat voivat vaatia erikoiskoulutusta ennen työsuhteen aloittamista.
Nämä asiantuntijat osallistuvat tyypillisesti erilaisten painettujen ja sähköisten asiakirjojen järjestämiseen ja arkistointiin. He varmistavat, että asiakirjan nykyinen versio on saatavilla, ja pitävät kirjaa sen sijainnista ja käytöstä. Nämä ammattilaiset käyttävät myös skannereita sähköisten kopioiden tekemiseen paperiasiakirjoista ja arkistointijärjestelmien säilyttämistä ja noutamista varten. Johtamistason asiantuntijoita voidaan vaatia kehittämään ja toteuttamaan menettelyjä ja käytäntöjä asiakirjojen jakamiseksi ja järjestämään työntekijöiden koulutuskursseja.