Ammattimaisen orkesterin palkkaaminen on yksinkertainen prosessi, joka sisältää esitettävän musiikin ymmärtämisen ja yhteydenpidon orkesterin tapahtumia koordinoivaan henkilöön tai ihmisiin. Se, voiko henkilö palkata orkesterin, riippuu ryhmän aikataulusta. Työntekijän tai organisaation on myös voitava varata maksut, jotka orkesteri veloittaa harjoituksista ja lopullisesta konsertista.
Kun henkilö haluaa palkata orkesterin, hänen on ensin tarkasteltava suoritettavaa musiikkia. Jotkut musiikit, kuten kamariorkesterille tehty musiikki, eivät edellytä kaikkia orkesterissa normaalisti työskenteleviä jäseniä. Orkesterin vuokraajan on maksettava maksu, joka kattaa jokaisen soittavan muusikon ajan, joten on tärkeää olla tarkka siitä, millaista musiikkia orkesteriohjelmassa on, jotta orkesteri voi vastata maksuarvioon ja tehdä järjestelyjä oikeiden pelaajien kanssa.
Yleensä orkesterilla on johtaja tai johtaja, joka vastaa orkesterin esiintymisten järjestämisestä, vaikka jotkut johtajat vetävät kaksinkertaista tehtävää ja johtavat orkesteriaan johtamisen lisäksi. Tämä henkilö toimii yhteyshenkilönä orkesterin johtajan, esiintymispaikkojen edustajien ja orkesteria palkkaavan henkilön välillä. Toinen vaihe orkesterin palkkaamiseksi on ottaa yhteyttä orkesterin johtajaan ja ilmaista kiinnostuksensa orkesterin palvelujen turvaamiseen. Orkesterin johtaja tarkistaa tapahtumat jo orkesterikalenterista. Jos orkesteri on vapaa vuokraavan henkilön määräämänä päivänä, hän varoittaa orkesterin johtajaa siitä, että orkesterilla on palkkapyyntö.
Kun orkesterin johtaja tietää, että joku haluaa orkesterin pelaavan, hän voi ilmoittaa kutsusta orkesterin jäsenille. Sitten hän voi kysyä jäseniltä, kuinka moni henkilö pystyy sitoutumaan harjoituksiin ja konserttiin. Jos liian monet orkesterin jäsenistä eivät ole tavoitettavissa, johtaja yleensä hylkää kutsun, mutta hän voi kertoa johtajalle, että orkesteri olisi käytettävissä eri päivänä, jos vuokraaja voi muuttaa aikatauluaan. Monissa ammattimaisissa orkestereissa johtaja tekee johtopäätöksen siitä, hyväksyykö hän kutsun orkesterin puolesta vai ei, ja orkesterin jäsenten odotetaan mukauttavan omia aikataulujaan vastaavasti, koska pelaajat ymmärtävät, että heidän asemansa orkesterissa edellyttää sitoutumista käytettävyyteen.
Jos johtaja hyväksyy kutsun vuokraukseen, vuokraaja maksaa orkesterilta senhetkisen maksun. Hinnat voivat olla useista sadoista useisiin tuhansiin Yhdysvaltain dollareihin riippuen pyydettyjen harjoitusten ja konserttien määrästä ja siitä, kuinka monta orkesterin jäsentä on oltava läsnä. Orkesterin palkkaamiseen tarvittavat kustannukset ovat ensisijainen syy siihen, miksi useimmat pyrkivät muusikot eivät palkkaa rutiininomaisesti omia orkestereitaan, vaan pyrkivät saavuttamaan sellaisen ammattimaisen musiikin tason, joka edellyttää johtajan kutsua esiintyä orkesterin kanssa.
Vaikka ihmiselle on kallista palkata orkesteri, orkesterit tekevät sen helpoksi, koska he haluavat julkisen näkyvyyden ja heillä on omat kulut, kuten johtajan palkka, harjoitustila, matka ja nuotit. He kertovat usein yleisölle, miten he voivat pyytää orkesteripalveluja ohjelmista, orkesterien verkkosivuilta ja taidealan julkaisujen mainoksista. Ne antavat yleensä verkkosivuston URL -osoitteen, johtajan tai johtajan puhelinnumeron tai sähköpostiosoitteen sekä selityksen siitä, mitä ja missä orkesteri voi soittaa. On myös joitain verkkosivustoja, jotka on suunniteltu vastaamaan palkkaavia henkilöitä käytettävissä oleviin orkestereihin, ja johtajat voivat halutessaan luetella orkesterinsa näillä sivustoilla.