Jos haluat pitää pientä kassakirjaa, sinun on ensin päätettävä, haluatko pitää kirjallisen lokin vai tallentaa tapahtumat tietokoneella. Sitten sinun on luotava tai hankittava loki, jossa on asianmukaiset merkintäsarakkeet, kuten päivämäärät, tapahtumasummat, tuottojen tai menojen kuvaukset ja saldot. Kun tämä loki on luotu, voit seurata sitä yksinkertaisesti kirjaamalla joka kerta, kun maksat jotain pienellä käteisellä tai vastaanotat rahaa tässä muodossa. Lisäksi voit hyötyä säilyttämällä kuitit lokimerkintöjen varmuuskopioimiseksi.
Kun sinun on pidettävä pientä kassakirjaa, on tärkeää ymmärtää, että sinulla on valinnanvaraa sen luomisessa. Lokin luomiseen voit käyttää kirjallista lokia, tietokoneohjelmistoa, joka on erityisesti suunniteltu pienien käteismaksujen tallentamiseen, tai jopa vain tietokoneen laskentataulukkoa. Jos kuitenkin päätät käyttää tietokonetta pienen käteisvarojen tallentamiseen, on kuitenkin yleensä kriittistä, että varmuuskopioit tiedostosi säännöllisesti. Jos et muista tehdä tätä, sinulla voi olla vaikeuksia selvittää, kuinka käytit pientä rahaa ja todistaa menosi, jos tietokonejärjestelmäsi kaatuu.
Tyypillisesti pienessä kassakirjassa on erityinen alue erilaisten tietojen tallentamiseen. Esimerkiksi luomassasi lokissa on oltava sarake, johon syötetään päivämäärä, jolloin maksoit käteisellä tai vastaanotit käteisen, sekä sarake, joka osoittaa, saitko kuitin tapahtuman dokumentoimiseksi. Lokisi tulisi sisältää myös alue, jossa luetellaan osapuoli, jolle maksoit käteistä tai henkilö, jolta sait rahaa, ja tapahtuman summa. Tarvitset myös alueen tapahtuman kuvaamiseen. Voit esimerkiksi huomata tällä alueella, että maksoit tarvikkeista tai sait lahjoituksen.
Kun pidät kirjaa pienistä käteisvaroista, sinun on myös seurattava tilisi saldoa. Tämä tarkoittaa, että tarvitset sarakkeen, johon voit kirjata pienen käteisrahasi saldon jokaisen tapahtuman jälkeen. Tasapainon seuranta ei ole vain hyvä kirjanpito, vaan se voi myös helpottaa huomaamaan, milloin on aika täydentää pienrahastoasi.
Jos harjoitat yritystä, jolla on työntekijöitä, sinun on päätettävä, kuka saa käyttöoikeutesi pieniin käteisvaroihin ja olet vastuussa lokin pitämisestä. Jos useammalla kuin yhdellä henkilöllä on käyttöoikeus, tarvitset järjestelmän, joka tallentaa, kuka on vastuussa tapahtumasta. Voit pitää tästä kirjaa lisäämällä lokiin työntekijän nimen sarakkeen.
Pienen käteispäiväkirjan pitämisen lisäksi on myös tärkeää säilyttää kaikki kuitit, jotka saat pienrahasta. Tämä sisältää jopa kuitit pienistä summista, joita et pidä kovin tärkeinä. Saatat myöhemmin tarvita näitä kuitteja joidenkin kulujen todistamiseksi.