Voit tehdä aukkoanalyysin määrittämällä tämänhetkisen tilan menestysmittauksen perusteella, päättämällä menestyksen tulevasta tasosta ja selvittämällä vaiheet, jotka sen saavuttamiseksi tarvittaisiin. Analyysiä käytetään usein liiketoiminnan yhteydessä osana strategista suunnitteluprosessia. Kaikissa tapauksissa aukkoanalyysi on viime kädessä tapa mitata todellista suorituskykyä suhteessa mahdolliseen suorituskykyyn. Kun suorituskyvyn ero on määritelty, toiminnallinen analyysi siirtyy eri lähestymistapoihin aukon sulkemiseksi.
Aukkoanalyysiä voidaan soveltaa koko yritykseen, tiettyyn osastoon, tuotteeseen tai prosessiin. Sitä voidaan käyttää missä tahansa tavallisessa liiketoimintaympäristössä tai missä tahansa tilanteessa, jossa parantamisen varaa on vakio. Yritys voi esimerkiksi analysoida tuotteen nykyisen markkinoille pääsyn verrattuna haluttuun tulevaan markkinoille. Koulu voi sitä vastoin analysoida nykyisten toimien onnistumista vertailuarvojen perusteella, jotka koulu tarvitsee täyttämään tiettyjen standardien saavuttamiseksi.
Joka tapauksessa ensimmäinen askel aukkoanalyysin suorittamisessa on asettaa suorituskykymitta. Yritys voi käyttää mitä tahansa mitattavaa tilastoa, kuten kannattavuutta, markkinaosuutta tai myyntitasoa. Koulut voivat käyttää akateemisia mittareita, kuten standardoituja testituloksia, valmistumisasteita tai matematiikan ja lukemisen taitotasoja. Suorituskykymittaria käytetään määrittämään nykyinen tai todellinen tilanne.
Seuraava vaihe aukkoanalyysissä on määrittää ajanjakso, jonka aikana muutos mitataan. Esimerkiksi yritys voi käyttää bruttokateprosenttia suorituskykymittarina. Se päättää sitten, kuinka monta vuotta tulevaisuudessa se haluaa projisoida mahdollisen suorituskyvyn. Tämä aika on erityinen kaikissa tilanteissa. Yritykselle se voi riippua yrityksen varastonvaihdosta, kun taas koulu saattaa käyttää lukuvuotta tai hallintoelimen asettamaa aikaväliä.
Kolmanneksi, määritä, minkä suorituskyvyn odotat saavuttaa ajanjakson loppuun mennessä. Mikä erottaa tämän pelkästään tavoitteiden asettamisesta toiveajattelun tyhjiössä, on kilpailutodennäköisyyden strateginen analyysi. Aukkoanalyysi on merkityksellinen vain, jos ensin päätät, että tietty tuleva tuleva tila on kohtuullisesti saavutettavissa markkinaolosuhteiden perusteella tai sen pitäisi olla saavutettavissa vakiintuneiden standardien perusteella. Se perustuu oletukseen, että toiminnallisia puutteita on korjattava tai liiketoimintamahdollisuuksia on vielä tutkimatta.
Määritä lopuksi tarvittavat toimenpiteet aukon sulkemiseksi. Nämä vaiheet kuuluvat yleensä joko strategiseen tai taktiseen luokkaan. Esimerkiksi strateginen suunnitelma tuotteiden markkinaosuuden aukon sulkemiseksi keskittyy markkinoiden kehitystä, yleistymistä ja monipuolistamista koskeviin teorioihin. Taktinen suunnitelma keskittyy tiettyihin toimintoihin, kuten hintapisteen muuttamiseen, kampanjan suorittamiseen tai tuotteen sijoittamiseen uusiin myyntipisteisiin.