Jotta voitaisiin suorittaa koulun strateginen analyysi, jossa otetaan huomioon vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet ja uhat (SWOT), on toteutettava useita eri vaiheita. Ennen kuin voit suorittaa koulun SWOT -analyysin, sinun on tunnistettava taitava moderaattori. Tämän pitäisi olla joku, joka ei ole mukana koulussa, joten saatat haluta käydä kauppaa toisen koulun tai oppilaitoksen kanssa, jos sinulla ei ole varaa palkata ketään. Sinun pitäisi sitten koota monipuolinen ryhmä opettajia ja ylläpitäjiä pohtimaan mahdollisuuksia ja kaikkia uhkia sekä vahvuuksia ja heikkouksia, joita laitoksesi on käsiteltävä. Viimeinen vaihe koulun SWOT -analyysin suorittamisessa on kerätä kaikki tiedot yhteen ja käyttää niitä tietyn ongelman ratkaisemiseen.
SWOT -prosessi on eräänlainen kohderyhmä, jota voidaan käyttää analysoimaan ideoita, käsitteitä ja instituutioita sekä ratkaisemaan erilaisia ongelmia. Tämä prosessi käsittelee sekä ulkoisia että sisäisiä tekijöitä, ja se voidaan suorittaa kahdella tavalla. Ulkoisia tekijöitä edustavat erilaiset uhat ja mahdollisuudet, kun taas kaksi sisäistä tekijää, joita SWOT -analyysi kattaa, ovat heikkoudet ja vahvuudet. Voit ensin miettiä vahvuuksiasi ja heikkouksiasi, mutta on myös suositeltavaa aloittaa tunnistamalla mahdollisuudet ja uhat. Sen jälkeen on mahdollista tarkastella vahvuuksiasi ja heikkouksiasi pitäen mielessä koulun erityiset mahdollisuudet ja uhat.
Ennen kuin koulun tehokas SWOT -analyysi voidaan suorittaa, on tunnistettava taitava moderaattori. Valvoja ei yleensä saa työskennellä koulun hyväksi tai olla mukana millään tavalla parhaiden tulosten varmistamiseksi. Jos koulullasi on varaa palkata ulkopuolinen valvoja, sinun kannattaa harkita sitä. Voit myös haluta ottaa yhteyttä toiseen paikalliseen laitokseen henkilöstövaihdon järjestämiseksi. Tässä tapauksessa toinen oppilaitos tarjoaa sinulle moderaattorin henkilökunnaltaan vastineeksi siitä, että lähetät työntekijän suorittamaan SWOT -analyysin muusta kuin omasta koulustasi.
Kun olet löytänyt moderaattorin, sinun on tunnistettava mahdolliset ongelmat, jotka SWOT -analyysi tarvitsee ratkaista. Voit halutessasi suorittaa koulun SWOT -analyysin yksinkertaisesti parantaaksesi koko oppilaitosta, mutta on myös mahdollista käsitellä tarkempia kysymyksiä, kuten vanhempien osallistumista. Tämän jälkeen on tarpeen järjestää aivoriihi, jotta voidaan tunnistaa kouluusi liittyvät SWOT -ongelmat. Tämä prosessi toimii yleensä paremmin, jos työskentelet kohderyhmän kanssa vain yhden tai kahden henkilön sijasta. Toinen istunto voidaan sitten järjestää suunnitelman laatimiseksi analyysin aikana paljastettujen tietojen hyödyntämiseksi.