C-puhelinlaitteita löytyy enimmäkseen lääketieteen alalta, mutta niitä nähdään myös lainvalvonta- ja lakitoimistoissa. Nämä ovat erikoispuhelimia, jotka eivät soita säännöllisiä puheluita, mutta antavat soittajan sanella ja tallentaa muistiinpanoja. Puhelinlinjan toisessa päässä kirjoittaja kuuntelee muistiinpanoa – esimerkiksi muistiinpanoa potilaan hoidosta tai aikataulusta – ja kirjoittaa sen muistiin. Litteroittajan on tehtävä muistiinpanoja, joten on tärkeää, että C-puhelinta on mukava käyttää. Molempien C-puhelinta käyttävien osapuolten on valittava sama numero kerta toisensa jälkeen, joten pikavalinta on hyödyllinen, samoin kuin toistoominaisuudet; puhelimen toimivuus tavallisena puhelimena lisää sen käyttökelpoisuutta.
C-puhelimen tallenteita tarkistaessaan kirjaajien on yleensä kirjoitettava muistiinpanoja lääkäriltä tai muulta ammattilaiselta. On tärkeää, että kirjoitat mukavasti näitä muistiinpanoja, jotta muistiinpano on tarkka. Puhelimet, joissa on kuulokemikrofoni tai kaiutinpuhelintoiminto, mahdollistavat sen, että transkribaattori voi kirjoittaa tai kirjoittaa muistiinpanon molemmin käsin ilman, että se häiritsee.
Keskustelun molemmat osapuolet, tallennin ja kopioija, soittavat samanlaisia numeroita yhä uudelleen ja uudelleen. Tallennin valitsee numeron tallentaakseen viestinsä erityiseen Saapuneet-kansioon, ja transkribaattori valitsee saman numeron kuullakseen viestin toiston. Varmistaakseen, ettei kukaan soita väärään postilaatikkoon ja helpottaakseen Saapuneet-kansion käyttöä, pikavalinnan avulla sekä tallennin että transkriptori voivat painaa yhtä painiketta usean numeron valitsemisen sijaan.
Yksinkertaiset viestit ovat todennäköisesti helppoja kuulla ja kirjoittaa muistiin, mutta yksityiskohtaiset viestit voivat vaatia useita toistoja, joten tarvitaan kyky toistaa C-puhelinviesti. Tämä auttaa myös tallenninta siltä varalta, että hän haluaa varmistaa, ettei viestistä jäänyt mitään huomaamatta. Takaisinkelaus auttaa myös transkriptoijia ja tallentajia tarkistamaan viestin osia ilman, että heidän tarvitsee toistaa kaikkea uudelleen.
Jos kirjoittaja toimii sihteerinä, niin tavallisena puhelimena toimiva C-puhelin auttaa häntä suorittamaan ylimääräisiä tehtäviä ammattilaiselle. Tämä auttaa myös tallentajaa, koska hän voi tallentaa viestejä ja sitten soittaa potilaille ja muille välittämään viestejä reaaliajassa. Varsinainen puhelintoiminto ei auta C-puhelimen äänitystoiminnoissa, mutta tekee puhelimesta yleisesti ottaen hyödyllisemmän.