Tyypillisesti vähäisiä vaatimuksia koskeva vaatimuskirje kirjoitetaan yritysmuodossa. Sinun on yleensä sisällytettävä koko nimesi ja yhteystietosi sekä aiotun vastaanottajan koko nimi ja yhteystiedot. Sinun on yleensä myös allekirjoitettava ja päivätty kirje. Näiden perusasioiden lisäksi pyyntökirjeessä on ilmoitettava selkeästi sen tarkoitus ja tehtävä selvityspyyntö tietyn ajan kuluessa. Jos haluat ilmoittaa vastaanottajalle, että olet tosissasi ryhtymässä toimiin, voit myös kertoa hänelle, mitä aiot tehdä, jos vaatimuksiasi ei täytetä.
Pientä korvausvaatimusta koskevan kirjeen ensimmäisen kappaleen tulisi yleensä sisältää selkeä lausunto siitä, kuka olet ja mitä haluat. Voit esitellä itsesi nimeltä ja sisällyttää muita tunnistavia tietoja, jotka liittyvät nimesi vastaanottajan kanssa. Jos vastaanottaja on esimerkiksi pienyrityksesi asiakas, on järkevää esitellä itsesi yrityksen omistajana. Esittelyn jälkeen voit ilmoittaa kirjeesi tarkoituksen. Voit esimerkiksi ilmoittaa kirjoittavasi taloudellista vaatimusta vastaanottajallesi.
Kirjeessäsi voidaan myös tarkastella lyhyesti tapauksen yksityiskohtia. Jos vastaanottaja on esimerkiksi velkaa sinulle lähetyksestä tuotteista, haluat todennäköisesti sisällyttää sen vaatimuskirjeeseesi. Voit myös ilmoittaa tarkan summan, jonka vastaanottaja on sinulle velkaa, joten myöhemmin ei tule väärinkäsityksiä.
Pientä korvausvaatimusta koskeva kirje sisältää tyypillisesti tietyn vaatimuksen sekä määräajan, jonka kuluessa haluat toimenpiteen toteutuvan. Voit esimerkiksi pyytää vastaanottajaa maksamaan erääntyneet rahat tietyn työpäivän kuluessa tai tiettynä päivänä. Kun olet selkeästi ilmoittanut, mitä odotat vastaanottajalta ja sovittamisajan, voit jatkaa kirjoittamalla, mikä on seuraava toimintatapa, jos hän ei noudata. Voit esimerkiksi ilmoittaa vastaanottajalle, että nostat vaateen vähäisten vaatimusten tuomioistuimessa, jos hän ei maksa maksua määräaikaan mennessä.
Joskus vähäisiin vaatimuksiin liittyvät asiat voivat olla emotionaalisesti ladattuja, mutta vähäisten vaatimusten kirjeen on tarkoitus pysyä tosiasioissa ja säilyttää luja, liiketoimintamainen sävy. Sinun tulisi yleensä välttää emotionaalisia selityksiä ja uhkailua. Voit myös välttää lisäämästä tarpeettomia tietoja ja yksityiskohtia, koska sanojasi voidaan käyttää sinua vastaan oikeudessa.