On olemassa useita tilanteita, joissa henkilön on ehkä kirjoitettava vapautuskirje. Voi esimerkiksi olla tarpeen selittää, miksi veronmaksaja on vapautettu tiettyjen paikallisten, osavaltion tai liittovaltion verojen maksamisesta. Lisäksi tällaista kirjettä voidaan tarvita oikeudellisesti vaatiakseen vapautusta laillisesti vaadituista rokotuksista tai muista lakisääteisistä vaatimuksista, joita henkilöllä on pätevä syy olla noudattamatta. Vaikka jokainen tilanne saattaa vaatia hieman erilaisia tietoja, vapautuskirjeen muoto on suurelta osin sama sen käyttötarkoituksesta riippumatta. Kirjeen on sisällettävä perustiedot tunnistetiedoista, selitys lakisääteisestä velvoitteesta ja vapautuksen syystä, ja siinä on ilmoitettava selvästi, että kirjoittaja hakee vapautusta.
Kun kirjoitat vapautuskirjeen, ensimmäinen askel on varmistaa, että kirjeenvaihto on osoitettu asianomaiselle henkilölle tai virastolle. Esimerkiksi verotoimistoilla voi olla monia eri toimistoja ja osoitteita, jotka vastaanottavat veronmaksajien kirjeenvaihtoa. Yksinkertaisen puhelun pitäisi tarvittaessa varmistaa oikea postiosoite ja sen henkilön nimi, jolle kirje on osoitettava.
Kirjeen tulisi sisältää kirjoittajan asiaankuuluvat tiedot, jos ei kirjelomakkeella, kuten nimi, osoite, sähköpostiosoite tai puhelinnumero. Kun kirje on käsitelty asianmukaisesti, siinä on mainittava, mihin se viittaa, kuten “myyntiverovapautus” tai “rokotusvapaus”. Veronmaksajan tunnistenumero tai sosiaaliturvatunnus olisi myös annettava, jotta vastaanottaja tietää, kenen rekistereihin vapautus vaikuttaa.
Poikkeuskirjeen sisällä kirjoittajan on ilmoitettava, mikä on lakisääteinen velvoite, jolle hän vaatii poikkeusta. Jos esimerkiksi lakisääteinen velvollisuus on maksaa myyntivero, kirjeen kirjoittajan on tunnustettava, että tämä velvollisuus on kirjeen aihe ja näin ollen vapautus. Ilmoitettuaan, mikä on lakisääteinen velvollisuus, kirjoittajan tulisi selittää, miksi hänellä on oikeus vapautukseen velvoitteesta. Jos mahdollista, kirjoittajan tulee sisällyttää viittaus oikeudelliseen lähteeseen, joka oikeuttaa hänet poikkeukseen.
Kirjeessä on selitettävä laillinen velvoite ja syy, miksi kirjoittaja uskoo olevansa oikeutettu vapautukseen, ja siinä on selkeästi ilmoitettava, että kirjoittaja vaatii vapautusta. Jos vapautus koskee alaikäistä, kuten rokotusvelvollisuuden tapauksessa, kirjoittajan on sisällytettävä lapsen nimi, suhde lapseen ja vaadittava vanhempainpoikkeusta esimerkiksi uskonnollisista syistä. Vapautuksen ilmoittaminen yksinkertaisella lauseella kirjeen lopussa pitäisi tehdä lukijalle selväksi, että kirjoittaja vaatii poikkeusta.