Järjestetyn arkistointijärjestelmän luominen pitää toimiston sujuvammin riippumatta siitä, työskenteletkö kotoa vai suuresta jaetusta työtilasta. Looginen arkistointijärjestelmä on ratkaiseva, kun useat henkilöt käyttävät samoja tiedostoja, koska sen avulla jokainen voi nopeasti ja helposti käyttää tarvitsemiaan tietoja. Jos järjestät arkistointijärjestelmääsi, varaa vähintään yksi päivä sen suorittamiseen, jotta et menetä käsitystäsi tekemästäsi prosessin keskellä.
Aloita järjestäytyneen arkistointijärjestelmän jakaminen työsi kahteen luokkaan: aktiivinen ja arkistointi. Aktiivinen aineisto sisältää vireillä olevia toimintokohteita, käynnissä olevia projekteja tai luettavaa, jonka on oltava helposti saatavilla. Arkistomateriaali sisältää tietoja, joiden ei tarvitse olla helposti saatavilla. Suunnittele varata tilaa työpöytäsi vieressä aktiivisille kohteillesi ja toinen arkistointipaikka arkistotöille. Suunnittele myös arkistojen poistoaikataulu. Harkitse lakisääteisiä rajoituksia, ennen kuin hylkäät arkistoidun materiaalin: joidenkin yritysten on esimerkiksi säilytettävä taloustietueet tietyn ajan.
Mieti aktiivisten materiaalien tyyppejä, joita sinulla on käynnissä, kun luot organisoidun arkistointijärjestelmän. Jos olet esimerkiksi kirjanpitäjä, sinulla saattaa olla avoimia laskuja, ostoreskontraa, erääntyneitä tilejä ja tulosraportteja neljännekseltä, jolla työskentelet. Jos olet suunnittelija, sinulla saattaa olla useita meneillään olevia projekteja eri asiakkaille, odottavat näytteet, tarjoukset, joista odotat vastausta, ja niin edelleen. Rakenna joukko löysiä luokkia arkistointijärjestelmällesi ja suunnittele alaluokkien luominen yleisiin luokkiin. Tällä tavalla tiedät, että löydät kaikki odottavat laskut esimerkiksi yhdestä keskustasta. Tässä paikassa laskut voidaan järjestää toimittajan mukaan aakkosjärjestyksessä, järjestyksessä tai muulla sinulle mielekkäällä tavalla.
Määritä sitten arkistot. Kun luot järjestettyä arkistointijärjestelmää, käytä sellaista menetelmää, joka on looginen sinulle ja muille toimistoympäristössä. Ehkä haluat järjestää arkistot aakkosjärjestyksessä hankkeen mukaan. Pienessä toimistossa, jossa tiedostoja säilytetään keskeisessä paikassa, arkistot olisi luultavasti hajotettava aiheittain: hankkeet, taloudelliset tiedot, käyttöoppaat ja niin edelleen. Tee jokaisessa laajassa luokassa pienempiä kansioita.
Kun teet kansioita järjestettyyn arkistointijärjestelmään, käytä suuria, helppolukuisia fontteja välilehdillä, jotka erottuvat selvästi muun kansion yläpuolelta, jotta löydät osan nopeasti. Saatat myös olla hyödyllistä käyttää värikoodattuja välilehtiä tai tiedostoja, jotta näet selkeän visuaalisen erittelyn luokkien välillä. Pidä kansiot, välilehdet ja varusteet käsilläsi, jotta voit helposti tehdä lisää tiedostoja tarvittaessa: älä anna periksi “arkistoitavaksi” -alustan houkutukselle.
Kun olet rakentanut arkistointijärjestelmän luuranon, voit integroida kaikki arkistoitava paperi ja painettu materiaali. Tyhjennä kaikki arkistot, odottavat lokerot ja muut paperipinot. Käy läpi kaikki materiaalit ja määritä ensin, mitä on säilytettävä ja mikä on heitettävä pois. Kaikkia papereita ei tarvitse säästää: säilytä asiaankuuluva tai hyödyllinen materiaali ja päästä eroon lopusta. Arkistointijärjestelmäsi ei saisi sisältää jokaista paperia, joka on koskaan käytetty yrityksen historiassa. Kun puhdistat, lajittele materiaali aktiivisiin tai arkistointiluokkiin ja arkistoi se sopivalle alueelle.
Kun olet luonut järjestetyn arkistointijärjestelmän, huomaat todennäköisesti, että elämäsi on paljon helpompaa. Huolehdi järjestelmästä puhdistamalla usein vanhaa materiaalia ja pysy arkiston päällä, jotta materiaali ei kerääntyisi.