Palkanumero on tietty tieto yrityksen palkkausjärjestelmässä. Numeron avulla yritys voi seurata työntekijöitä käyttämällä numeroa nimen tai muun tunnisteen sijasta. Se on tyypillisesti sisäinen tieto, jonka yritys luo palkanlaskentaohjelmistollaan. Yritys voi luoda oman kirjainten ja numeroiden yhdistelmän tai antaa ohjelmiston luoda numeroita itse. Numeron luomisen tulisi sisältää lukuja, joiden avulla yritys voi tehdä eron työntekijöiden välillä pelkästään numeron perusteella.
Useimmat palkkapalvelut tai ohjelmistot mahdollistavat yrityksen luoda oman palkanumeron jokaiselle työntekijälle. Tämän joustavuuden vuoksi yrityksen tulisi harkita kuvaavan etuliitteen käyttämistä kullekin työntekijäryhmälle. Yksi vaihtoehto on esimerkiksi käyttää osastoa kolmen numeron tai kirjaimen avulla. Kirjaimet ACC tai numerot 200 voivat edustaa kirjanpitoa; PRO tai 300 voi olla tuotanto -osasto. Näissä luokissa voi myös olla alaryhmiä, jos yritys päättää käyttää numeroa.
Kun yritys päättää palkanlaskennan etuliitteestä, loput numerot laskevat yleensä järjestyksessä. Esimerkiksi ACC00001 voi olla kirjanpito -osaston palkanlaskennan lähtökohta. Numeron jälkipuolisko voi sisältää niin monta numeroa kuin on tarpeen osaston kaikkien työntekijöiden kattamiseksi. Kaikkien osastojen jokaisessa numerossa on yleensä sama kirjainten ja numeroiden yhdistelmä. Sama yhdistelmäkoko on välttämätön palkkausjärjestelmän sekoittamisen välttämiseksi.
Henkilöstöosasto on usein vastuussa tämän numeron luomisesta. Joissakin tapauksissa henkilöstöosasto voi tarvita omistajan tai johdon hyväksynnän numeroita antaessaan. Tämä antaa omistajille ja johtajille mahdollisuuden vaikuttaa palkanlaskennassa oleviin tietoihin. Ylemmällä johdolla voi myös olla tietoa siitä, kuinka luoda numeroita tai käyttää niitä yrityksessä. Hyväksyntä voi olla tarpeen myös, jos yritys perustaa uutta osastoa palkkausjärjestelmään.
Yrityksen, joka käyttää palkanlaskennan ulkoistuspalvelua, ei ehkä tarvitse luoda palkanumeroa. Ulkoistava yritys tekee sen yksin palkkausjärjestelmänsä perusteella. Yritykset syöttävät yksinkertaisesti palkanlaskennan numeron, joka vastaa ulkoistavan yrityksen palkanlaskennan numeroa. Palkanlaskentapalvelu hoitaa suurimman osan palkanlaskentatehtävistä ja antaa heille mahdollisuuden ja vapauden luoda palkanlaskennan numeroita. Kaikki työntekijää koskeva kirjeenvaihto ja tiedot edellyttävät tyypillisesti tämän numeron käyttöä.