Ad hoc -raportti on raportti, jonka henkilö luo tietyn tietopyynnön perusteella, ei määräajoin tai osana rutiininomaista raportointia. Valvojat voivat pyytää tällaisia raportteja useista syistä ja yleensä antaa aikataulun niiden valmistumiselle, kuten pyynnön, että raportti on toimitettava pankkipäivän loppuun mennessä. Yrityksen luonteesta ja pyynnöstä riippuen käytettävissä on työkaluja tällaisten raporttien luomiseen.
Latinalainen lause “ad hoc” tarkoittaa “tätä”, joka viittaa ajatukseen, että raportti on tilattu tiettyyn tarkoitukseen ja kattaa tietyn aiheen. Tilapäistä raporttia koskeva pyyntö voi sisältää sisäisiä tietoja, kuten myyntitietoja, työntekijöiden suorituksia ja niin edelleen. Se voi sisältää myös ulkoista tietoa, kuten tietoja muuttuvista markkinaolosuhteista, kuluttajien odotuksista ja muista aiheista. Kun tilapäistä raporttia pyydetään, sen on sisällettävä yksityiskohtainen keskustelu siitä, mitä raportilta odotetaan.
Sihteerit ja muu hallintohenkilöstö saavat yleensä tällaista työtä. He keräävät tietoja yritysten tietokannoista ja ulkopuolisista tutkimuksista, kuten kaupan julkaisujen ja uutisraporttien tarkistamisesta. Ohjelmistoissa on usein malleja, joiden avulla ihmiset voivat nopeasti luoda raportteja. Ne voivat liittyä tietokantoihin, jotta voidaan luoda kaavioita, kaavioita ja muita visuaalisia esityksiä, jotka perustuvat suoraan tietokantaan sen sijaan, että pakottaisivat henkilön luomaan esityksen alusta.
Joitakin syitä pyytää ad hoc -raporttia voivat sisältää valmistelevat suunnitelmat uusien tuotteiden ja palvelujen käynnistämiseksi, alustava markkinatutkimus sekä valmistautuminen liiketoimintakäytäntöjen ja suunnitelmien uudistamiseen. Kaikissa tapauksissa lähtötiedot toimivat oppaana henkilöstölle, jonka on tehtävä päätöksiä siitä, miten edetä. Tilapäisraportissa voidaan yksilöidä erityisiä ongelmia ja korostaa toimia, joita on jatkettava tai vältettävä. Raportti voi esimerkiksi osoittaa, että alan standardit ovat muuttumassa, joten on järjetöntä investoida järjestelmään, joka on suunniteltu helpottamaan olemassa olevien standardien noudattamista, koska yrityksen on päivitettävä lähitulevaisuudessa.
Vaikka tilapäinen raportti tilataan lyhyessä ajassa, sen on silti oltava ammatillisten esitystandardien mukainen. Tämä sisältää oikoluvun kirjoitusvirheiden, virheiden ja luettavuuden varalta, asiakirjan muotoilun oikein ja yrityksen raporttien laatimista koskevien sisäisten standardien noudattamisen. Mallin käyttö voi auttaa tässä, koska tiedot on mahdollista sijoittaa malliin varmistaaksesi, että raportti noudattaa tuttua kokonaisrakennetta.