Ajanseurantaohjelmisto, joka tunnetaan myös nimellä työaikatauluohjelmisto, on erikoistunut kirjanpito -ohjelmisto, jota käytetään yrityksen jokaisen henkilön työaikataulujen ylläpitämiseen. Ohjelmiston käyttäminen helpottaa usein työntekijöiden ja johdon työssäoloajan seurantaa. Tämä auttaa ylläpitämään helpommin tietoja, kuten korvausaikaseurantaa, loma -ajan seurantaa ja sairauspoissaolojen seurantaa.
Tämän tyyppisten ohjelmistojen avulla työntekijät voivat syöttää aikansa ohjelmaan, missä esimiehet tai projektipäälliköt voivat hyväksyä tai hylätä sen. Se tekee työntekijän ajan seurannasta nopeampaa ja helpompaa sekä helpottaa muiden projektien ajoittamista.
Ajanseurantaohjelmistoa on monessa muodossa. Esimerkiksi itsenäistä ohjelmistoa voidaan käyttää vain työaikataulujen tallentamiseen ja raporttien luomiseen. Pienet yritykset saattavat löytää tämän olevan ainoa ohjelma, joka tarvitaan työn suorittamiseen.
Suuremmille yrityksille on saatavana ohjelmisto, joka integroituu kirjanpitojärjestelmään. Tämäntyyppinen ajanseurantaohjelmisto toimii tietojen kanssa, jotka syötetään suoraan yrityksen tileille. Tämän menetelmän etuna on se, että seurantaohjelmisto voidaan linkittää palkanlaskentaan ja virtaviivaistaa tätä liiketoiminnan osaa. Laskutusjärjestelmään integroitua ohjelmistoa voidaan käyttää myös laskujen luomiseen. Sitä käyttävät tyypillisesti urakoitsijat ja ammattilaiset, kuten asianajajat, koska se helpottaa asiakkaiden laskuttamista.
Jotkut ajanseurantaohjelmiston versiot on integroitu projektinhallintajärjestelmiin. Tällä tavalla ohjelmistoa voidaan käyttää kuvaamaan jokaiseen projektiin tai tehtävään käytetty työ ja aika. Tämän tyyppistä järjestelmää käyttävät yritykset, joilla on suuria projekteja, jotka voivat kestää useita kuukausia.
Jos aikaa on seurattava, on tärkeää, että ohjelmisto liikkuu yhtä nopeasti kuin sitä käyttävä henkilö. Lisäksi parhaiden ohjelmien avulla käyttäjä voi integroida järjestelmiä laskutuksesta kulujen seurantaan ja tehtävälistoihin. Ajanseurantaohjelmiston pitäisi myös mahdollistaa tarkka ajanseuranta joustavan raportoinnin avulla. Useimmat järjestelmät antavat käyttäjälle mahdollisuuden muokata raportteja määrittämällä, mitkä tiedot ovat tärkeitä tietylle työlle tai projektille.
Tarkat edistymistiedot voivat auttaa yksilöä tai yritystä tunnistamaan huolestuttavia alueita sekä sitä, mitkä tehtävät kestävät liian kauan tiettynä aikana. Työntekijöiden ajanseurannan avulla käyttäjä voi nähdä, mitkä työntekijät käyttävät aikaansa tehokkaimmin ja mitkä tarvitsevat parannusta.