Mikä on alhaalta ylöspäin suuntautuva budjetointi?

Alhaalta ylös budjetointi on kirjanpitotapa, jossa jokainen osasto määrittää hankkeiden loppuun saattamiseen tarvittavan summan. Summa sisältää kuhunkin projektiin liittyvät yksittäiset tehtävät ja kaikki tarvittavat materiaalit tai laitteet sekä työ- ja osastonhoidon kustannukset. Kunkin osaston numerot lasketaan yhteen kokonaisbudjetin määrittämiseksi. Joissakin tapauksissa alhaalta ylöspäin suuntautuva budjetointi jakaa summan kuukausikustannuksiin, ja sitten nämä kustannukset lasketaan yhteen, jotta saadaan vuosibudjetti. Vaikka tätä pidetään suhteellisen tarkana budjetointimenetelmänä sekä pienille että suurille organisaatioille ja yrityksille, on usein olemassa vaara, että yksittäiset työntekijät tai yksiköt täyttävät budjetin ja johtavat hukkaan.

Tämäntyyppinen budjetointi alkaa siitä, että jokainen yrityksen osasto määrittää, mitkä tehtävät ovat tarpeen kunkin projektin toteuttamiseksi tai yrityksen tavoitteiden saavuttamiseksi. Näille tehtäville osoitetaan sitten arvioitu rahamäärä, jossa otetaan huomioon tehtävän suorittamiseen tarvittavat resurssit, materiaalit ja laitteet. Tämä voi sisältää toimistotarvikkeita, uusien laitteiden ja rakennusmateriaalien ostamista sekä töiden urakointia ja muita kuluja, joita odotetaan kultakin hankkeelta tai tehtävältä.

Suuri osa alhaalta ylöspäin suuntautuvasta budjetoinnista on osasto, joka määrittää itse toimintakustannukset. Tämä sisältää nykyisten työntekijöiden palkat ja edut sekä mahdolliset lisäkustannukset lisähenkilöstön palkkaamisesta tarpeen mukaan. Tähän budjettikohtaan kuuluu myös laitteiden ja osaston käytössä olevan rakennuksen huolto, mikäli mahdollista. Kun jokainen osasto määrittää odotettujen tavoitteiden saavuttamisen ja osaston johtamisen kokonaiskustannukset, kunkin ryhmän johtajat kokoontuvat tyypillisesti yhdessä ylemmän tason johdon kanssa kokonaisbudjetin määrittämiseksi. Alhaalta ylöspäin suuntautuvassa budjetoinnissa kunkin osaston arviot tarkistetaan ryhmänä ja lasketaan yhteen rahamääräisesti.

Tapa, jolla budjetti jaetaan, riippuu pitkälti yrityksestä ja sen tarpeista. Joissakin tapauksissa jokainen osasto voi määrittää budjetin kunkin kuukauden odotettavissa olevien kulujen perusteella ja esittää nämä luvut ryhmälle. Yritykset, jotka johtavat tai toteuttavat suuria projekteja, joissa kuukausittaiset kulut vaihtelevat rajusti sen mukaan, kuinka pitkälle projekti on edennyt, tyypillisesti laskevat yhteen projektikustannukset ja käyttökustannukset vuosibudjetista. Sitten kunkin osaston numerot kootaan yrityksen kokonaisbudjetin määrittämiseksi.

Alhaalta ylös budjetointi on usein paljon tarkempaa projektikohtaisesti kuin ylhäältä alas budjetointi, jossa ylemmän tason johto määrittää kunkin osaston tai hankkeen käytettävissä olevan rahan määrän. Tästä huolimatta se ei ole virheetön. Ellei tarkasti valvota, on olemassa vaara, että jokainen osasto lisää ylimääräisiä rivikohtia, projekteja tai toimintakuluja osaston pehmusteen saamiseksi. Tapauksissa, joissa kukin osasto tekee tämän, on olemassa hukkariski.