Allekirjoitustiedosto on pieni tekstitiedosto, joka on liitetty sähköpostin loppuun. Se sisältää allekirjoituksen ja muita tietoja, kuten puhelinnumeron tai verkkosivuston osoitteen. Sen käyttäminen säästää aikaa ja energiaa, koska voit asettaa sen liitettäväksi aina, kun lähetät sähköpostia, eikä sinun tarvitse kirjoittaa samoja tietoja toistuvasti.
Useimmat sähköpostiohjelmat ja -palvelut mahdollistavat allekirjoitustiedoston luomisen osana ohjelmaa tai sovellusta. Monet antavat myös mahdollisuuden lisätä tiedoston, joka on luotu tekstinkäsittelyohjelmalla. Yleensä tiedosto voidaan lisätä siirtymällä sähköpostiohjelman “Asetukset” -osaan.
Allekirjoitustiedoston sisältö on rajaton. Se voi sisältää tekstiä, verkkolinkkejä ja jopa valokuvia tai taideteoksia. Yleensä se sisältää allekirjoituksen yhteystietojen lisäksi, kuten puhelin- tai faksinumero, tai linkin verkkosivustoon. Monet yrityskäyttäjät lisäävät myös yrityksen logon. Usein ihmiset, jotka käyttävät allekirjoitustiedostoa henkilökohtaisessa sähköpostissaan, haluavat myös sisällyttää suosikkilainauksen tai sanonnan, joka joko määrittelee heidän uskomuksensa tai inspiroi heitä.
Vaikka allekirjoitustiedostoa käytettäessä on monia vaihtoehtoja, on yleensä suositeltavaa noudattaa tiettyjä protokollia, kun ne luodaan yrityskäyttöön. Pidä se ammattimaisena olematta liian epävirallinen on yleensä tärkein asia muistaa. Jos esimerkiksi käytät allekirjoitustiedostoa yrityksen sähköpostissa, on parasta jättää henkilökohtainen lainaus pois. On myös suositeltavaa jättää tilaa viestin viimeisen lauseen ja tiedoston allekirjoitusosan väliin. Tämä pitää sen puhtaana ja siistinä ja korostaa helposti yhteystiedot.
Yksi allekirjoitustiedoston tärkeimmistä eduista on se, että useimmat sähköpostisovellukset mahdollistavat useamman kuin yhden tiedoston käytön. Tämä on kätevää erityisesti yrityskäyttöön, koska voit palvella tiedoston eri asiakkaille tai liiketoiminnan eri vaiheille. Kun asiakassuhde on vakiintunut, hieman vähemmän muodollinen allekirjoitus saattaa näyttää paremmalta. Ihmisille, jotka lähettävät sähköpostiviestejä yksityiseltä tililtä, tiedoston muuttaminen voi olla kätevää erottaakseen ystävät, perheen ja vähemmän henkilökohtaiset kontaktit.
Vaikka yleisin allekirjoitustiedoston käyttö on sähköposti, sitä voidaan käyttää myös muiden sovellusten kanssa. Jotkut pikaviestipalvelut mahdollistavat yhden lisäämisen, samoin kuin jotkut Usenet -ryhmät. Se näkyy myös yleisesti chat -foorumeilla.