Aloituskokous on kokous, jossa kaikille vastuullisille tiimin jäsenille kerrotaan uudesta projektista. Toimenpiteisiin voi kuulua keskustelu hankkeen aikomuksesta, aikataulun asettaminen, kustannus- ja budjettirajoitusten jakaminen sekä hanketehtävien jakaminen. Alustavat kokoukset sisältävät usein tiimin jäseniä useilta toiminnallisilta alueilta, ja niihin voi joskus kuulua myös asiakkaan edustaja.
Aloituskokouksen tarkoituksena on varmistaa, että projekti etenee mahdollisimman sujuvasti varmistamalla, että kaikki tiimin jäsenet ovat samalla sivulla. Tällaiset kokoukset ovat projektipäällikölle tilaisuus jakaa tietoa hankkeesta. Tämä voi sisältää vaikeita tosiasioita, kuten hankkeen eräpäivän, tekniset tiedot ja budjetin, mutta voi sisältää myös pehmeitä tietoja, kuten asiakkaiden omituisuuksia ja mieltymyksiä.
Projektipäällikkö on usein vastuussa aloituskokouksen järjestämisestä. Hän ottaa yleensä vastuun esityslistan laatimisesta ja seurannasta. Tämä sisältää ajankohdan, jolloin kaikki vaaditut osapuolet voivat tavata; paikan varaaminen; ja pitkien kokousten aikana, jotka pidetään keskipäivän tauon aikana, lounaspalvelun tilaaminen ryhmän jäsenille.
Kokouksen aikana projektipäällikkö tekee huolellisia muistiinpanoja kaikista keskustelluista asioista, tehdyistä päätöksistä ja kysymyksistä, joihin on vastattava myöhemmin. Hän vastaa siitä, että kaikki sidosryhmät hyväksyvät ehdot, aikataulut ja kustannukset ja ymmärtävät täysin, mitä heiltä vaaditaan. Myöhemmin projektipäällikön on välittömästi jaettava selkeät ja ytimekkäät kokousmuistiinpanot.
Yksi aloituskokouksen tärkeimmistä tehtävistä on tuottaa suoritettavien tuotteiden luettelo. Tämä on luettelo kaikista asiakkaalle kuuluvista kohteista ja erityistoimista, jotka tarvitaan jokaisen suorituksen täyttämiseksi. Asiakas voi esimerkiksi tuottaa sisääntulokyltin vähittäiskaupalle. Tätä varten merkki on suunniteltava, materiaalit on hankittava ja tilattava, se on tuotettava, laatu on tarkistettava ja merkki on lähetettävä ja/tai asennettava. Hankinta -asiantuntija ei voi tilata materiaaleja ennen kuin suunnittelija suunnittelee kyltin, ja jos jompikumpi näistä vaiheista ei ole suoritettu aikataulussa, asentaja ei pysty noudattamaan eräpäivää.
Tehtävien osoittaminen on erittäin tärkeää prosessille, joten aloituskokouksen kokousmuistiinpanojen tulisi sisältää luettelo toimista, eräpäivät ja vastuulliset osapuolet. Jos jollakin osapuolella on ongelmia eräpäivien, eritelmien tai hinnoittelun kanssa, aloituskokous on aika ottaa asia esiin. Tämä kokous tarjoaa avoimen foorumin kaikille osapuolille, joilla varmistetaan, että he saavat mitä he tarvitsevat menestyvän projektin tuottamiseksi.