Apulaiskaupunginjohtaja on nimitetty hallintovirkamies, joka tukee kaupunginjohtajaa kaikissa pormestarin tai kaupunginvaltuuston sille johtajalle antamissa tehtävissä. Kaupunginjohtajan avustajalle puolestaan siirretään erityisiä jatkuvia tehtäviä sekä toisinaan tehtäviä, jotka liittyvät pormestarin tai neuvoston hyväksymiin lyhytaikaisiin hankkeisiin. Monilla kaupungin peruskirjoilla ja säännöillä avustavalle kaupunginjohtajalle voidaan antaa valtuudet ottaa kaikki kaupunginjohtajan tehtävät vastaan, jos johtaja on toimintakyvytön tai jättää tehtävänsä jostakin syystä.
Avustavat kaupunginjohtajat ovat osa tiimiä, joka varmistaa, että kaupunki toimii tehokkaasti. Toimivaltaa hallitsevien virkamiesten päätöksistä riippuen avustava kaupunginjohtaja voi osallistua koko kaupungin talousarvioiden valmisteluun ja hoitaa eri hallintohenkilöstön palkkaamista ja irtisanomista. Apulaispäällikkö voi toimia myös yhteyshenkilönä osastojen ja osastojen esimiesten, kuten poliisin, palokunnan ja sanitaatio -osaston välillä.
Ei ole epätavallista, että apulaiskaupunginjohtaja edustaa paikallista siviilihallitusta eri kokouksissa ympäri kaupunkia. Toisinaan apulaispäällikköä voidaan pyytää toimimaan virallisesti ja tekemään ilmoituksia paikalliselle lehdistölle ja koko yhteisölle. Avustaja voi myös osallistua paikallisen kauppakamarin tai työntekijäliiton kokouksiin paikallishallinnon virallisena tiedottajana.
Osa monien kuntien apulaiskaupunginjohtajan tehtävistä on osallistua suoraan kaikenlaisiin työsuhteisiin, mukaan lukien kiistat paikallisten ammattiliittojen kanssa. Tästä syystä useimmat tämän tyyppiset apulaisjohtajat ovat hyvin koulutettuja sopimusneuvotteluissa ja strategioissa. Tavoitteena on yleensä päästä riitojen ratkaisuun, jonka sekä liitto että kaupunginvaltuusto voivat hyväksyä ja tukea.
Avustava kaupunginjohtaja voi myös edustaa kaupunginvaltuustoa ja pormestaria yhteisön toiminnoissa. Näitä ovat julkiset kokoontumiset, kuten paraati, uusien yritysten avajaiset tai minkä tahansa tyyppiset PR -tapahtumat, joissa kaupunginhallituksen on katsottava olevan edustettuina. Tästä näkökulmasta avustavan kaupunginjohtajan rooli ei ole vain ylläpitäjä, vaan myös suora yhteys hallituksen ja kaupungin kansalaisten välillä.
Avustavalle kaupunginjohtajalle myönnetty leveysaste ja valtuudet vaihtelevat tilanteesta riippuen. Yleensä avustajalla on vain niin paljon valtuuksia kuin kaupunginjohtaja on hänelle antanut. Kaupunginjohtaja puolestaan voi siirtää vain niin paljon valtuuksia avustajalle pormestarin ja/tai kaupunginvaltuuston antamien ohjeiden perusteella.