Oleellinen alue on käyttäytymisalue tai -alue, jossa tiettyjen liiketoimintaan liittyvien toimintojen odotetaan pysyvän tietyissä rajoissa. Tämä koskee kiinteitä kustannuksia sekä muuttuvia kustannuksia, jotka voidaan keskiarvoa tarkasteltavana olevan ajanjakson aikana. Tarkoituksenmukaisen alueen määrittämisen ajatuksena on antaa yrityksille mahdollisuus suunnitella tehokkaasti menoja ja tuloja, jotta voidaan laatia toimivia budjetteja tuleville kausille.
Yksi tapa ymmärtää merkityksellinen alue on harkita tulevan vuoden talousarvion laatimista. Osana prosessia arvioidaan jokaista yrityksen tällä hetkellä aiheutunutta kiinteää kustannusta. Tavoitteena on selvittää, nousevatko jotkin näistä kiinteistä kustannuksista uuden budjettikauden aikana, ja jos on, mitä muutoksia on otettava huomioon. Samanaikaisesti muuttuvia kustannuksia arvioidaan ja erilaisia mahdollisia muutoksia näiden kulujen kanssa luodaan ottamaan huomioon odotukset näiden keskimääräisten kustannusten noususta tai vähenemisestä. Näin voidaan luoda budjetti, joka on riittävän tarkka odotettujen tulojen rajoissa, mutta riittävän joustava tiettyjen rivikohtien mukauttamiseksi siinä tapauksessa, että lisäykset tai vähennykset tapahtuvat eri kustannuksilla.
Kun määritetään asianmukainen alue, on erittäin tärkeää käyttää tosiasiallista tietoa. Vaikka on mahdollista kehittää jonkinlainen valikoima käyttämällä kaikenlaisia kriteerejä, mukaan lukien toiveet ja unelmat yrityksen tulevaisuudesta, ne voivat olla perusteltuja tai eivät. Merkittävän alueen erottaa toisistaan se, että prosessi vaatii pysymistä perustana siihen, mitä on kohtuullisella todennäköisyydellä tapahtuvan tulevan budjettikauden aikana, ja ottamaan huomioon nämä tapahtumat. Tämä tarkoittaa sitä, että talouden muutosten hukuttamat mahdollisuudet vähenevät, mikä puolestaan tarkoittaa, että yrityksellä on paremmat mahdollisuudet selviytyä kaikesta tapahtumaketjusta.
Avain asianmukaisen vaihteluvälin määrittämisessä on hyödyntää historiallisia tietoja sekä ennusteita tulevista talouden tapahtumista, joilla voi olla jonkin verran vaikutusta liiketoimintaan liittyviin toimintakustannuksiin. Tämä mahdollistaa rivikohtiin tietyn joustavuuden lisäämisen, joten vaikka pahin skenaario sattuisi ja kulut kasvaisivat kaikkialla, yritys pysyy vakaalla taloudellisella pohjalla. Lisäetuna tästä lähestymistavasta on se, että jos tämä pahin skenaario ei toteudu, yrityksellä on usein budjettikauden lopussa jonkin verran ylijäämää, joka voidaan sitten sijoittaa pääomankorotuksiin tai muuten käyttää taloudellisen tilanteen parantamiseen liiketoimintaa tulevina vuosina.