Asiakaskirja on erityinen osa yrityksen pääkirjaa, joka on omistettu kokonaan yrityksen liiketoimille asiakkaiden kanssa. Koska kaikkien eri liiketoimien yhdistäminen yhteen kirjanpitopaikkaan olisi loputtoman hämmentävää, yritykset käyttävät erillisiä pääkirjoja, jotka on omistettu liiketoimintansa eri osa -alueille. Yksi näistä tytäryhtiöiden pääkirjoista on asiakaskirja, joka sisältää tiedot kaikista yrityksen saamista myyntisaamisista. Tämä on erityisen tarpeen silloin, kun yrityksillä on luottosopimuksia asiakkaidensa kanssa, koska tällaiset järjestelyt johtavat usein useisiin maksuihin yhdestä ostetusta tuotteesta.
Kirjanpito on välttämätön tehtävä kaikille yrityksille, jotka haluavat tehdä tehokasta liiketoimintaa. Jos yritys ei pysty seuraamaan kaikkia tulevia ja poistuvia rahoja, se voi johtaa rahan menettämiseen eikä takaisin saamiseen. Lisäksi kaikkien yrityksen tekemien liiketoimien seuranta on välttämätöntä verojen maksamisen yhteydessä. Koska pääkirja voi tulla liian täyteen ja sekavaksi, jos kaikki eri tapahtumat sisällytetään satunnaiseen tapaan, tietyille liiketoiminta -alueille omistetut pääkirjat ovat välttämättömiä. Asiakaskirja on yksi näistä erityisistä pääkirjoista.
Tietyt asiat on sisällytettävä asiakaskirjaan. Ensinnäkin kaikki tietyn yrityksen asiakkaiden nimet ja tärkeät tiedot olisi sisällytettävä. Jokaisen asiakkaan tulee käyttää omaa sivuaan, joka sisältää yksityiskohtaiset tiedot kaikista liiketoimista, jotka tapahtuvat yrityksen ja kyseisen asiakkaan välillä. Tapahtumat sisältävät kaikki ostot, asiakkaiden palautukset ja kyseiselle yritykselle suoritetut maksut.
Monissa tapauksissa yritykset saattavat haluta säilyttää vielä enemmän yksityiskohtia asiakasrekistereissään. Näin voit välttää sekaannukset kirjanpitoprosessissa. Jos esimerkiksi lähetetään tuotteita, lähetystilaus ja mahdolliset lähetysnumerot on sisällytettävä. Ostettavien tavaroiden sarjanumeroilla tulee myös olla tietty paikka kirjanpidossa. Kopiot asiakkaille lähetetyistä todellisista laskuista ovat myös hyödyllisiä, jos ne ovat ristiriidassa.
Kun yritykset laativat asiakaskirjan aiemmin, se oli usein käsin pääkirjan osassa tai erillisessä kirjassa, joka yhdistettynä ostovelkoihin, varastoon ja muihin liiketoiminnallisiin näkökohtiin liittyviin kirjoihin sisälsi kaiken kirjanpidon. Nykyaikainen tekniikka on tehnyt kirjanpidon pitämisestä paljon helpompaa, koska sitä käsitellään usein tietokoneohjelmistolla. Tämä edellyttää kirjanpitäjiltä vain asiakkaiden ja heidän ostojensa tietojen syöttämistä. Ohjelmisto tekee sitten tarvittavat laskelmat ja järjestää kaikki eri yksityiskohdat yhtenäiseksi kokonaisuudeksi.