Asiakirjojen hallintaprosessi on järjestelmä, jossa asiakirjat järjestetään ja tallennetaan tulevaa käyttöä varten. Tämä prosessi voi olla alkeellinen, esimerkiksi silloin, kun joku laittaa kuitit kenkälaatikkoon, jossa organisaatio on vähän tai ei lainkaan. Prosessi voi olla myös erittäin kehittynyt, esimerkiksi silloin, kun yritys on kehittänyt monimutkaisen sarjan skannereita keräämään, järjestämään ja tallentamaan tietoja, jotka on otettu valmiiksi suunnitelluista lomakkeista, joille annetaan viitenumerot, ennen kuin ne luetteloidaan ja arkistoidaan varastoihin. Kummassakin tapauksessa asiakirjanhallinnan peruselementit on hyväksytty.
Yleensä asiakirjojen hallinta noudattaa käsitystä, jonka mukaan asiakirjat on kerättävä, tilattava ja arkistoitava tietynlaisen suunnitelman mukaisesti yhteistä tarkoitusta varten. Useimmissa tapauksissa asiakirjojen hallintaa käytetään, koska henkilö tai yritys aikoo käyttää asiakirjoista saatuja tietoja tai heidän on otettava huomioon niiden tuleva tarve. Näiden asiakirjojen tiedot voidaan yleensä yhdistää tai ryhmitellä jonkinlaisen tarpeen tai tarkoituksen, kuten kirjanpidon, historian tai lainsäädännön noudattamisen, mukaan.
Pienessä mittakaavassa jokainen yksittäinen veronmaksaja soveltaa asiakirjanhallintaprosessia järjestäessään veroasiakirjoja vuosittaista arkistointia varten. Yleensä vuoden tarpeelliset asiakirjat ryhmitellään yhteen, helposti löydettävään paikkaan, kuten kansioon arkistokaapissa. Asiakirjojen yhtenäisyys, kuten kuitit, laskut, maksut ja verolomakkeet, koostuu yleisestä vaatimuksesta täyttää vuotuinen verolomake ja tarvittavat asiakirjat verolomakkeen merkintöjen tueksi. Kun ilmoitus on jätetty ja sitä tukevat asiakirjat on liitetty, tuloksena oleva tieto- ja asiakirjapaketti lisätään usein edellisen vuoden veroilmoituksiin vuoden mukaan järjestettyinä. Tämä on asiakirjojen hallinnan perusmuoto.
Asiakirjojen hallinta voi myös olla monimutkaista, vaativaa, monivaiheista ja kallista. Varsinkin suurten yritysten kohdalla, jotka keräävät kuluttajatietoja, tehokas asiakirjojen hallinta on kriittistä. Esimerkiksi rahoituslaitoksella on usein sijoittaja valmiina, tiukat paperityöt ennen sijoittamista. Sääntelyviranomaiset voivat vaatia laitosta paitsi keräämään asiakkaalta tiettyjä tietoja, myös järjestämään tiedot tietyllä tavalla ja säilyttämään asiakirjat helposti saatavilla olevassa muodossa tietyn ajan. Näin ollen kyseinen laitos voi käyttää monimutkaista asiakirjanhallintaprosessia.
Tällaisessa esimerkissä, kun yritys on vastaanottanut alkuperäiset paperityöt, paperilomake voidaan skannata digitaaliseen kuvaan ja lähettää tietokannan verkostoon tietojen keräämistä ja järjestämistä varten. Paperikopiolle voidaan sitten antaa viitenumero, se voidaan sijoittaa laatikkoon päivämäärän ja aikaleiman mukaan ja lähettää varastoon, joka käyttää omaa asiakirjanhallintaprosessiaan. Jos paperikopiota tarvitaan riidan selvittämiseksi tai lakisääteisen vaatimuksen täyttämiseksi, se voidaan helposti noutaa vastaavasta paperityöstä.