Yritykset ja muut organisaatiot sekä yksityishenkilöt, jotka käsittelevät paljon tietoa, tarvitsevat asiakirjojen hallintajärjestelmiä tietojen tallentamiseen, suojaamiseen, noutamiseen ja jakamiseen. Asiakirjojen hallinta on organisoitu järjestelmä, joka käsittelee, tallentaa ja palauttaa järjestelmällisesti asiakirjoja ja niiden sisältämiä tietoja. Paperi- tai paperiasiakirjoissa prosessia voidaan yksinkertaisesti kutsua arkistointijärjestelmäksi.
Asiakirjojen hallinta on nykyaikaisempi versio, joka yleensä sisältää asiakirjojen ja muiden tiedostojen sähköisen tuottamisen, tallentamisen ja noutamisen. Tyypillisten asiakirjojen, kuten tekstitiedostojen tai paperiasiakirjojen skannattujen kopioiden lisäksi asiakirjojen hallinta voi sisältää myös ääni- ja videotiedostoja, sähköpostiviestejä, fakseja, raportteja, valokuvia, fontteja, grafiikkaa ja muita kuvia.
Asiakirjojen hallintaohjelmisto luotiin pyrkimyksenä ottaa käyttöön ”paperittomia” toimistoja. Ymmärtäessään, että tätä liiketoimintamallia ei ollut mahdollista täydentää, uudemmat mallit alkoivat integroida sekä paperi- että sähköisen asiakirjanhallinnan. Koska organisaatioilla on erilaisia tarpeita, asiakirjojen hallintajärjestelmät on suunniteltu erityisesti vastaamaan tiettyihin tietojen lajittelun ja hallinnan näkökohtiin.
Yksi esimerkki on pankkiala. Nykyään pankit eivät lähetä peruutettuja sekkejä pankkitiliotteiden kanssa, vaan tekevät niistä pieniä digitaalisia kopioita ja tulostavat ne tarvittaessa. Pankki säilyttää myös kopion kirjanpitoonsa. Todelliset tarkastukset voidaan tuhota tai säilyttää turvallisessa paikassa varmuuskopiointia varten, jos tietokoneen toimintahäiriö tai tiedot ovat vioittuneet.
Toinen hyvä esimerkki on mainostoimistot. Sen sijaan, että käyttäisit premium -tilaa kuvakäsikirjojen ja esitysmateriaalien pitämiseen, nämä kohteet voidaan muuntaa digitaaliseksi dataksi. Koko mainoskampanja voidaan muuntaa muutamiksi tietokoneeseen tallennetuiksi tiedostoiksi tai kansioiksi, joita voidaan myöhemmin käyttää, jakaa tai tulostaa tarpeen mukaan.
Asiakirjojen hallinta voi tehokkaasti virtaviivaistaa minkä tahansa toimistoympäristön. Luokittelemalla ja tallentamalla tiedot kätevästi ja asettamalla ne helposti saataville tämä prosessi auttaa työntekijöitä työskentelemään tehokkaammin. Asiakirjojen hallinta säästää paitsi aikaa ja aikaa myös rahaa. Koska se on paljon tehokkaampi kuin tyypilliset arkistointijärjestelmät, se voi myös vähentää stressiä työpaikalla.