Asiakirjojen kuvantaminen on olennainen osa liiketoimintaa nykyään. Asiakirjojen kuvantamisen avulla voidaan luoda sähköisiä kopioita tärkeistä papereista, kaavioista ja kuvista, jotta yritysasiakirjat voidaan tallentaa ja arkistoida turvallisesti. Tässä on asiakirjojen kuvantamisen perusteet, mukaan lukien tallennettujen kuvien tallennus ja jakelu.
Paperiasiakirjojen kuvantaminen on hyvin yksinkertaista. Tarvitaan vain laadukas skanneri, USB -kaapeli skannerin liittämiseksi tietokoneeseen ja sitten skannausohjelmisto, jonka avulla tallennettu kuva voidaan nimetä ja tallentaa. Vaikka asiakirjaskannerit olivat aikoinaan jonkin verran kalliita, laadukkaita laitteita on saatavilla nykyään erittäin kohtuulliseen hintaan. Tämä mahdollistaa asiakirjojen kuvantamisen sekä yrityksille että kotona.
Kun ohjelmisto on ladattu kiintolevylle ja järjestelmä tunnistaa skannerin, aseta asiakirja skannausnäyttöön kuvapuoli alaspäin ja aloita skannaus painamalla käynnistysnäppäintä. Skanneri, joka toimii samalla tavalla kuin kopiokone, luo asiakirjasta kuvan, joka toimii reunasta toiseen. Kun sivu on valmis, ohjelmiston avulla voit nimetä skannatun asiakirjan ja tallentaa sen sitten tietokoneen kiintolevylle. Vaihtoehtoisesti skannattu asiakirja voidaan ladata CDR -levylle tai ladata palvelimelle tallennusta ja hakua varten.
Asiakirjojen skannauksen edut ovat runsaat. Ensinnäkin sähköisen kopion luominen arvokkaista asiakirjoista varmistaa, että vaikka alkuperäinen katoaisi, se voidaan luoda uudelleen tulostamalla sähköinen kopio. Toiseksi voidaan tallentaa ja säilyttää arvokkaita arkistoja menneiltä vuosilta, koska asiakirjojen kuvantaminen luo kopion, joka ei haalistu, keltaistu iän myötä tai muutu hauraaksi ajan myötä. Lopuksi asiakirjojen kuvantaminen helpottaa paperiasiakirjojen kopioiden jakamista syrjäisiin paikkoihin.
Jos esimerkiksi myyntiedustaja on ulkomailla ja hänen on nähtävä kopio asiakassopimuksesta, paperikopion tekemisestä ja lähettämisestä kuriiripalvelun kanssa ei tarvitse kertyä kuluja. Sen sijaan skannattu asiakirja voidaan lähettää sähköpostitse tai sijoittaa verkkoon, johon yhteyshenkilö voi päästä. Se, mikä ennen kesti päiviä, kestää vain muutaman minuutin asiakirjan kuvantamisella.
Asiakirjojen kuvantaminen on muuttanut tapaa, jolla monet yritykset säilyttävät tärkeitä asiakirjoja, sekä helpottanut tietojen noutamista tarvittaessa. Olipa asiakirjat kuvista, sopimuksista tai rakennuskaavioista, tärkeiden paperien kuvat säilytetään ja ne ovat saatavilla aina kun niitä tarvitaan.