Automaattinen laskutus on toiminto, jossa tavaroiden ja palvelujen laskutus tapahtuu ilman, että laskua on laadittava käsin. Monet tämän tyyppiset laskutusjärjestelmät tarjoavat mahdollisuuden luoda ja lähettää laskuista sähköisiä kopioita asiakkaille. Tämän tyyppisen laskutusohjelmiston käyttö mahdollistaa laskutusprosessin hallinnan tehokkaammin, mikä säästää sekä aikaa että rahaa.
On olemassa useita ominaisuuksia, jotka ovat yhteisiä automaattiselle laskutusohjelmistolle. Useimmissa tapauksissa ohjelmisto on suunniteltu mahdollistamaan asiakasprofiilien luominen, jotka sisältävät kaikki laskun tarkkaan valmisteluun tarvittavat tiedot. Tiedot sisältävät asiakkaan nimen, laskutusosoitteen, laskutusyhteyshenkilön ja sähköpostiosoitteen, jos lasku lähetetään sähköisesti. Useimmissa tapauksissa automaattinen laskutusohjelma kerää tietoja muista lähteistä, jotka liittyvät asiakkaiden käyttöön, tai sallii tilausten syöttämisen manuaalisesti, kun ne on täytetty. Laskutusjärjestelmän prosessit soveltavat sitten oikeita hintoja jokaiselle tilaukselle ja luovat laskun.
Sen mukaan, miten automaattinen laskutusjärjestelmä on määritetty, lasku voidaan tulostaa yhdessä kirjekuoren kanssa heti laskun luomisen jälkeen. Ohjelmisto on kuitenkin mahdollista määrittää siten, että laskut tulostetaan automaattisesti tiettyyn kellonaikaan. On jopa joitakin esimerkkejä ohjelmistoista, jotka kehottavat koneita taittamaan laskun, asettamaan sen ennalta osoitettuun kirjekuoreen ja sinetöimään kirjekuoren. Kun sähköpostia käytetään jakeluvälineenä, järjestelmä voi nopeuttaa toimitusta heti laskun luomisen jälkeen tai hallita sähköpostiprosessia tiettynä ajankohtana. Tämä lähestymistapa mahdollistaa yritysten omistajien tarkastella laskuja ennen niiden lähettämistä.
Tämän tyyppisiin sähköisiin laskutusjärjestelmiin kuuluu joskus mahdollisuus vastaanottaa ja soveltaa maksuja erääntyneisiin laskuihin. Esimerkiksi sähköpostilaskut voivat sisältää upotetun linkin, jonka avulla asiakas voi suorittaa maksun välittömästi laskun vastaanottamisen ja tarkistamisen jälkeen. Sen sijaan, että ohjelmisto tunnistaisi maksun ja antaisi sen manuaalisesti myyntitietokantaan, ohjelmisto tunnistaa maksun, soveltaa sitä asianmukaiseen laskunumeroon ja vähentää kyseisen summan asiakastilin saldosta.
Automaattinen laskutus toimii erittäin hyvin tilanteissa, joissa asiakkaalla on pysyvä tilaus tai jos maksu toistuu viikoittain tai kuukausittain. Tämän sovelluksen avulla järjestelmä voidaan konfiguroida tuottamaan automaattisesti pysyvät tai toistuvat laskut sopiville asiakkaille, jolloin yhden tai useamman työntekijän ei tarvitse käyttää tunteja tähän toistuvaan tehtävään. Lopputuloksena on, että henkilöstöä voidaan hyödyntää eri tehtävissä, jolloin työpäivä on tuottavampi ja siten kustannustehokas.
Automaattisen laskutuksen käyttö on nykyään yleistä kaikenkokoisille yrityksille. Tämäntyyppisten ohjelmistojen käytöstä hyötyvät liiketoimintatyypit televiestinnästä verkkokauppoihin. Säästämällä yrityksen aikaa ja resursseja yritykset voivat pitää kulut alhaisina ja pysyä siten kilpailukykyisempinä.