Automaattinen sihteeri on laite, joka ohjaa puhelut toimistossa. Pienyritykset käyttävät näitä laitteita usein perussuodattimena toimiston ja ei -toivottujen puheluiden välillä, kuten telemarkkinoijia tai vääriä numeroita. Suuremmilla yrityksillä on usein tosielämän sihteeri, joka suorittaa tämän tehtävän, jolloin automaattinen sihteeri on tarpeeton. Tätä termiä käytetään usein synonyyminä virtuaalisihteerin kanssa, mutta nämä kaksi ovat itse asiassa hyvin erilaisia. Virtuaalisihteeri on todellinen henkilö, ei vain sellainen, joka on läsnä yrityksessä.
Useimmissa tapauksissa automaattinen sihteeri on pieni laatikko, joka kytketään puhelimen ja seinän väliseen puhelinlinjaan. Kun tunnettu ja hyväksytty numero soittaa linjalle, sihteeri sallii puhelun siirtyä suoraan puhelimeen. Jos ei -hyväksytty, tuntematon tai rajoitettu numero soittaa, automaattinen sihteeri sieppaa sen.
Yleensä tällainen sieppaus tarkoittaa sitä, että automaattinen järjestelmä vastaa puheluun ja pyytää perustietoja soittajalta. Saatuaan vastaukset kysymyksiinsä laite soittaa yhdistettyyn puhelimeen ja välittää tiedot vastaanottimelle – jolla on sitten mahdollisuus vastata puheluun. Jos numero tunnetaan huonona tai vastaanottaja kieltää puhelun, puhelu reititetään vastaajaan tai katkaistaan.
Yleinen virhe on olettaa, että virtuaalinen ja automaattinen sihteeri ovat sama asia. Virtuaalisihteeri on riippumaton urakoitsija, joka toimii sihteerinä kaukaisesta paikasta. Tyypillisesti näillä työntekijöillä on kotitoimisto ja he tekevät yhteistä sihteerityötä, usein useille eri yrityksille. Yleisiä tehtäviä ovat puhelimeen vastaaminen, kirjattujen kirjeiden tai puheiden transkriptio ja matkajärjestelyjen tekeminen.
Vaikka sihteerityypit ovat hyvin erilaisia, heillä on samanlainen kokonaismenetelmä. Poistamalla sekä perinteisen sihteerin tilan että kustannukset, yritys pystyy toimimaan paljon pienemmillä kustannuksilla. Tämä mahdollistaa yrityksen toiminnan sillä tasolla, jossa se on saattanut mennä konkurssiin perinteisen järjestelmän mukaisesti. Lisäksi virtuaalisen sihteerin automaattisten puhelinominaisuuksien käyttäminen antaa yritykselle mahdollisuuden näyttää suuremmalta ja paremmin järjestetyltä.
Virtuaalisihteerin tapauksessa työn ulkoistaminen tarjoaa lisäetuja. Yksi työntekijä voi työskennellä useissa yrityksissä samanaikaisesti sen sijaan, että hänet pakotettaisiin osa-aikatyöhön. Lisäksi kotoa käsin työskenteleminen mahdollistaa pienten lasten, vammaisten tai arvaamattomien aikataulujen kanssa työskentelevien henkilöiden jatkamisen.