Automaattinen tietojärjestelmä on yksinkertaisesti järjestelmä, jolla tietoja käsitellään keräämistä ja jakelua varten automatisoitujen prosessien kautta. Järjestelmä vaatii usein hyvin vähän ihmisten välistä vuorovaikutusta asennuksen ja ylläpidon lisäksi. Sitä käytetään usein tietojen saamiseen ja niiden lähettämiseen yksityisille. Tällaisia järjestelmiä käyttävät hallitukset, kirjastot ja yksityiset yritykset.
Automaattisen tietojärjestelmän, joka tunnetaan myös nimellä automaattinen tiedonhallintajärjestelmä, käyttö voi hyödyttää suuresti sekä valtion laitoksia että yksityisiä yrityksiä. Tietojen nopea levitysprosessi automatisoidun järjestelmän kautta voi säästää useita tunteja työlästä työtä, mikä tuo kustannussäästöjä tiedon jakelua tarvitsevalle yhteisölle. Tämäntyyppinen järjestelmä voi tehdä kaikkea muistuttamalla ihmisiä, kun lasku johtuu varoituksesta mahdollisesti vakavasta tilanteesta.
Yksi esimerkki automatisoidusta tietojärjestelmästä, jonka monet Yhdysvalloissa tuntevat, on Amber Alert -järjestelmä. Tämä järjestelmä on valtakunnallinen verkko, joka on automatisoitu varoittamaan ihmisiä mahdollisesta siepatusta lapsesta. Järjestelmää voidaan hienosäätää niin, että tiedot lähetetään rajoitetulle maantieteelliselle alueelle, jossa lapsi todennäköisesti on. Muutamassa minuutissa se voidaan näyttää tai lähettää liikennemerkeissä, televisiossa ja radiossa, sähköpostiviesteissä, puheluissa ja jopa tekstiviesteissä matkapuhelimiin. Yksilön käyttäminen näiden tietojen levittämiseen olisi paitsi erittäin kallista, myös tuhlaisi arvokasta aikaa, jolloin mahdollinen tekijä voisi paeta lapsen kanssa.
Automaattinen kirjaston tietojärjestelmä on erityisen hyödyllinen niille, jotka etsivät tiettyä kirjastoaineistoa. Usein koko kirjaston korttiluettelo on saatavana sekä itse kirjastossa, kirjaston verkon kautta että verkossa. Heti kun kirjat on skannattu sisään, ne näytetään heti saatavilla olevina, eikä kirjastonhoitajan tarvitse tehdä muuta työtä. Tämän tyyppisen automaattisen tietojärjestelmän online -ominaisuudet ovat erityisen käteviä kirjaston käyttäjälle. Sinun ei tarvitse mennä kirjastoon, vain pettyä, jos halutut materiaalit eivät ole saatavilla, koska sen voi tarkistaa suoraan kotoa.
Yksityisessä liiketoiminnassa automaattinen tietojärjestelmä voi myös olla erittäin tärkeä, etenkin myynnin ja asiakastyytyväisyyden suhteen. Esimerkiksi ne, jotka suorittavat joukkomarkkinointikampanjoita puhelimitse, voivat käyttää näitä järjestelmiä asiakkaiden seurantaan. Jotkin tällaiset järjestelmät eivät ainoastaan valitse numeroon, vaan voivat tarjota koko myyntitilanteen. Muissa tapauksissa soiva puhelin ohjataan suoraan live -markkinoijalle. Tämäntyyppinen järjestelmä voi myös seurata työntekijöiden tunteja ja palkanlaskentaa.