Työnkulku koostuu vaiheista, jotka yritys tai työntekijä käy läpi tarjotakseen asiakkailleen tuotteen tai palvelun. Automaattinen työnkulku on silloin, kun tietokoneet tai muut koneet auttavat näitä vaiheita. Työnkulun automatisoimiseksi on ensin eriteltävä prosessiin liittyvät vaiheet. Kun yritys on ymmärtänyt työnkulun jokaisen vaiheen lujasti, automaattisen työnkulun luominen edellyttää työnkulun syöttämistä työnkulunhallintaohjelmistoon, joka sitten automatisoi prosessin.
Automatisoidun työnkulun ensisijaiset edut ovat se, että se säästää työntekijöiden työaikaa ja säästää siten yrityksen rahaa. Automatisoidulla työnkulkuohjelmistolla on raportointimahdollisuudet, joten yritys voi tunnistaa, milloin se tarvitsee lisähenkilöstöä työmäärän hoitamiseen tai milloin yrityksellä on enemmän henkilökuntaa kuin se tarvitsee. Automaattinen työnkulku eliminoi manuaaliset prosessit, joissa tietoja syötetään tai tiedosto luovutetaan seuraavalle henkilölle, jonka on työskenneltävä tiedoston parissa. Sen sijaan, kun ensimmäinen tehtävä on suoritettu, automaattiset työnkulkujärjestelmät varoittavat seuraavaa henkilöä seuraavasta tehtävästä, ja kaikilla prosessiin osallistuvilla on pääsy samoihin tietoihin.
Yksi esimerkki käytössä olevasta automatisoidusta työnkulusta on sairaala. Kun vastaanottovirkailija tarkistaa potilaan odotushuoneessa olevaan järjestelmään, automaattinen työnkulku, sairaanhoitaja saa tietokoneelle ilmoituksen, että potilas odottaa ja missä huoneessa. Kun sairaanhoitaja on kerännyt tietoja potilaalta ja syöttänyt ne tietokoneeseen, lääkäri saa hälytyksen potilaasta ja siitä, missä huoneessa potilas odottaa. Kun sairaanhoitaja ja lääkäri syöttävät tietoja, automaattinen työnkulku tuottaa tiedot takaisin vastaanottovirkailijalle, joka hallinnoi potilaskuormaa.
Tässä esimerkissä automaattinen työnkulku säästää henkilökuntaa syöttämästä potilastietoja tietokonejärjestelmään tai potilastiedostoon useita kertoja – kun vastaanottovirkailija tarkistaa potilaan, kun sairaanhoitaja näkee potilaan ja uudelleen, kun lääkäri näkee potilaan. Tämä lyhentää potilaan odotusaikoja, koska sen jälkeen kun vastaanottovirkailija on syöttänyt potilastiedot sisäänkirjautumisen yhteydessä, tiedot siirtyvät automaattisesti sairaanhoitajan tietokoneelle ja uudelleen lääkärille sen jälkeen, kun sairaanhoitaja on antanut lisätietoja potilaasta. Tämä automatisoitu työnkulku parantaa sairaalan tehokkuutta ja mahdollistaa sen, että se pystyy viime kädessä tarjoamaan parempaa hoitoa potilaille.