Yhdysvaltain hallitus yhdessä yksityisten säätiöiden ja julkisten yritysten kanssa tarjoaa vuosittain miljardeja dollareita rahoitusta yksilöille ja organisaatioille käytettäväksi tiettyihin hankkeisiin. Tätä rahoitusta, jota kutsutaan avustukseksi, ei tarvitse maksaa takaisin, kunhan se käytetään rahoittamaan hanketta, johon se on myönnetty. Apurahoja voidaan myöntää yksityisille, voittoa tavoittelemattomille tai voittoa tavoittelemattomille yrityksille, hyväntekeväisyysjärjestöille tai oppilaitoksille. Saadakseen apurahan mahdollisen vastaanottajan on kuitenkin esitettävä virallinen pyyntö organisaatiolle. Tätä pyyntöä kutsutaan avustusehdotukseksi.
Apurahaehdotuksia voi jättää monella eri tavalla. Jotkut organisaatiot tarjoavat hakulomakkeen, kun taas toiset vaativat pyynnön esittäjää toimittamaan kirjallisen asiakirjan, jota kutsutaan täydelliseksi ehdotukseksi. Ehdotuksen toteuttamisvaatimukset on yleensä määritelty ehdotuspyynnössä (RFP).
Onnistuneen apurahaehdotuksen valmistelu edellyttää yleensä vakioprosessin noudattamista. Kun asianomaiset osapuolet, joita usein kutsutaan sidosryhmiksi, ovat päättäneet, että apuraha sopii viraston tai organisaation tarpeisiin, avustuksen kirjoittajan tai järjestelmänvalvojan on tarkistettava tarjouspyyntö. Erityistä huomiota on kiinnitettävä muotoiluun, sivumäärään ja kaikkiin pätevyyteen tarvittaviin osiin. Ehdotuksen kirjoittamisesta vastaavan henkilön on sitten laadittava luonnos tai vakiomuotoinen arkki, jota kaikkien kirjoittamisprosessiin osallistuvien on noudatettava.
Normaalisti apurahaehdotus koostuu tietyistä osista. Saatekirje vaaditaan melkein aina, ja vaikka sen on oltava ytimekäs, sen tulee myös tiivistää asiakirja oikein. Saatekirjeen tulee sisältää tietoja hakijasta, siitä, miten rahat käytetään, ja tärkeitä tietoja siitä, miksi hakija sopii hyvin rahoitukseen.
Avustusehdotuksen osassa hakijan on annettava arvio viraston tarpeista ja käsiteltävä sitten erityistavoitteet, jotka virasto toivoo saavuttavansa tällä rahoituksella. Myös ehdotetusta ohjelmasta on esitettävä yksityiskohtainen luonnos. Suunnitelmassa kuvataan yksityiskohtaisesti, miten rahat käytetään, ja se sisältää aikataulun asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi. Asiakirjassa on myös kuvattava keinot, joilla näiden tavoitteiden saavuttamista mitataan.
Apurahaehdotus sisältää yleensä yksityiskohtaisia tietoja hakijan pätevyydestä, mukaan lukien avainhenkilöiden biotiedot, yhteenvedot aiemmista tuloksista ja yleiskatsauksen viraston taloudellisesta asemasta. Usein tarvitaan myös alustava talousarvio. Lopuksi on toimitettava yhteenveto -osa, joka sisältää keskeiset kohdat ja tarjoaa nopean yleiskuvan ehdotetusta ohjelmasta. Jos tarjouspyyntö sallii, liitettä voidaan käyttää täydentäviin asiakirjoihin, täydellisiin bios -tietoihin tai muihin asiaankuuluviin tietoihin, jotka auttavat perustamaan palkinnon.
Viime vuosina on ollut vakiintunut käytäntö, että rahoituslaitokset pyytävät mahdollisilta hakijoilta lyhyen kyselykirjeen ennen täydellisen avustusehdotuksen jättämistä. Tämä auttaa poistamaan hakijat, joiden tavoitteet eivät vastaa rahoittajien tehtävää. Tämä prosessi estää myös virastoja käyttämästä paljon aikaa ja rahaa täydellisten ehdotusten laatimiseen rahasta, jota ne eivät ole päteviä tai eivät pysty hyödyntämään täysimääräisesti.