Back office -käsittely on asiakirjojen käsittely, joten tilaukset menevät läpi tai asiakirjat tulevat voimaan. Harvinaisia tapauksia lukuun ottamatta kaikki käsittely on teknisesti jälkikäteen. Termi “back office -käsittely” on yleinen termi, joka käsittää lähes minkä tahansa asiakirjan käsittelyn; on muun muassa palkanlaskentaa, laskujen käsittelyä ja tietokantojen käsittelyä. Vaikka useimmat yritykset suorittavat tämän käsittelyn omissa toimistoissaan, jotkut ulkoistavat muille back office -palveluita suorittaville yrityksille. Asiakirjan käsittely voidaan tehdä manuaalisesti, automaattisesti tai sekoittamalla näitä kahta; suurin osa jalostamisesta 21. vuosisadan alussa on sekoitus.
Kun joko kuluttaja tai työntekijä täyttää lomakkeen tai tiedoston, se on käsiteltävä, jotta lomake voi tulla voimaan. Back office -työntekijät – työntekijät, jotka tukevat yritystä, mutta eivät näe asiakkaita – suorittavat tämän käsittelyn. Joskus front office -henkilöstö suorittaa käsittelyn, kuten pankin edustaja käsittelee lomakkeen asiakkaan edessä selvittääkseen, onko hän oikeutettu luottokorttiin, mutta suurin osa käsittelystä on back office -käsittelyä. Tämän ansiosta vastaanotto voi olla vuorovaikutuksessa asiakkaan kanssa ilman, että asiakas istuu ympärillään odottamassa lomakkeen syöttämistä tietokoneeseen.
Back office -käsittelyssä käsiteltävät asiakirjat vaihtelevat. Back -office -työntekijät voivat käsitellä palkanlaskentapyyntöjä, toimittajien laskuja, asiakkaiden laskutusta, vahvistusasiakirjoja ja monia muita tiedostoja ja lomakkeita. Jos yrityksellä on lomake tai tiedosto, se kulkee yleensä tämän back office -osaston läpi jossain vaiheessa.
Jos back office -käsittelyä tarvitaan, se voidaan suorittaa joko yrityksen sisällä tai toisen yrityksen toimesta. Useimmat yritykset käyttävät omaa back office -toimintoa, koska yritys voi suoraan valvoa back office -työntekijää. Tämä auttaa vähentämään arkaluonteisten asiakirjojen varastamisen tai väärentämisen mahdollisuutta. Yritykset voivat myös tilata back office -palveluja itsenäisten yritysten kautta suorittamaan samat tehtävät.
Asiakirjoja voidaan käsitellä manuaalisesti, automaattisesti tai käyttämällä näiden kahden yhdistelmää. Manuaalinen back office -käsittely ei sisällä tietokonetta; sen sijaan back office -henkilö kirjoittaa vain tiedot kirjaan. Automaattinen käsittely suoritetaan kokonaan tietokoneella ilman ihmisten vuorovaikutusta. Suurin osa käsittelystä sisältää molemmat menetelmät; back office -työntekijä syöttää tiedot tietokoneeseen, ja tietokone lisää asiakirjan tietokantaan ja suorittaa kaikki muut tarvittavat käsittelyvaiheet.