Batesin numerointi on käytäntö, jossa asiakirjoihin leimataan merkkijonoja peräkkäin, jotta niitä voidaan seurata. Voidaan käyttää vain numeroita tai aakkosnumeerista Bates -numerointijärjestelmää. Tämän käytännön käyttämiselle ei ole määritettyä menetelmää, ja ihmiset voivat kehittää omia koodejaan ja merkkijonojaan sisäiseen käyttöön. Asiakirjakokoelmia, joissa on Batesin numerointi, on helpompi hallita, koska ihmiset voivat helposti tunnistaa asiakirjat järjestyksestä ja muista ongelmista.
Tämä termi on peräisin patentoidusta laitteesta, Batesin automaattisesta numerointikoneesta, jota käytettiin laajalti samannimisessä menettelyssä. Tämä kone oli leima, jossa oli joukko rullia, jotka etenivät automaattisesti jokaisen näyttökerran jälkeen, jolloin ihmiset voivat leimata asiakirjoja käsittelyn aikana peräkkäisillä numerokoodeilla. Ihmiset käyttävät edelleen postimerkkejä Bates -numerointiin, ja monet tietokoneohjelmat tarjoavat myös tämän toiminnon, joka luo pysyvän tietueen jokaisen asiakirjan ylä- tai alareunaan riippumatta siitä, onko se luotu ohjelmassa vai skannattu toisesta lähteestä.
Lääkärit ja lakimiehet käyttävät todennäköisimmin tätä tekniikkaa. Heillä on usein suuria kokoelmia yksittäistä tapausta koskevia papereita, ja he tarvitsevat tapaa seurata niitä. Jos asiakirjat katoavat tai piilotetaan, se voi vaarantaa lääketieteellisiä tai oikeudellisia tapauksia. Batesin numeroinnin avulla on helppo kertoa, milloin asiakirjojen kokoelmassa on ongelmia. Lisäksi numeroita voidaan käyttää hakemiston luomiseen asiakirjojen haun helpottamiseksi, koska luettelo voidaan luoda numeerisilla viitteillä.
Joillakin toimistoilla on sisäiset koodit, joita he käyttävät Bates -numerointinsa perustana tapausten seuraamisen helpottamiseksi. He voivat käyttää tavutettua järjestelmää, jossa jokainen asiakirja alkaa numeron ja kirjaimen merkkijonolla tapauksen tunnistamiseksi, jota seuraa yksittäinen Bates -numero. Asianajotoimisto saattaa käyttää koodia, kuten 201112, osoittamaan, että asia on 12., jonka yritys on hyväksynyt vuonna 2011, ja sen jälkeen Bates-numeron, jolla yksilöidään tietty asiakirja, kuten vuosina 201112-1234, jota seurataan peräkkäin vuoteen 201112 mennessä. 1235. Molemmat numerot voidaan myös luetella hakemistossa, jossa on tietoja yksittäisten asiakirjojen sisällöstä.
Muut ihmiset kuin lääkärit ja asianajajat voivat käyttää Batesin numerointia ja voivat olla hyödyllisiä asiakirjojen ja tiedostojen kokoelmien järjestämisessä. Johdonmukaista koodausjärjestelmää tarvitaan, ja ihmiset voivat käyttää mitä tahansa tarranvalmistajista leimoihin asiakirjojen numerointiin.