BPO -tietojen syöttö on liiketoimintaprosessi, jossa yksi yritys ulkoistaa tietyt tietojen syöttötehtävät toiselle. Tietojen syöttämiseen kuuluu yleensä tärkeiden tosiasioiden poimiminen tiheistä asiakirjoista, tietokantojen kokoaminen ja päivittäminen sekä lukujen muuntaminen toimiviksi tilastoiksi. Yritysten on usein helpompaa antaa joitakin, ellei kaikkia, näistä tehtävistä ulkopuolisille yrityksille, jotka ovat erikoistuneet tietojen syöttämiseen. Tämä säästää lähdeyrityksen aikaa ja rahaa ja sallii sen keskittyä entistä enemmän ydinosaamiseensa.
BPO eli Business Process Outsourcing käsittää laajan valikoiman erilaisia toimintoja. Yritykset päättävät usein aloittaa BPO: n käytön, kun asiakasluettelo kasvaa, kun he haluavat laajentua tai jopa kun he haluavat vain tutkia kustannustehokkaampia tapoja harjoittaa päivittäistä liiketoimintaa. BPO sisältää yleensä paljon enemmän kuin vain tietojen syöttämisen ulkoistamista. BPO -tiimi voi tehdä mitä tahansa asiakaspalvelun puhelinkeskuksen henkilöstöstä web -data -analytiikkaan ja Internet -liikenteen hallintaan.
Suurimman osan ajasta yritykset, jotka suorittavat BPO -tietojen syöttämisen, keskittyvät yksinomaan yritysten ulkoistamispalveluihin. Tällaiset yritykset markkinoivat usein itseään ulkoistamisen asiantuntijoina ja käsittelevät usein useiden asiakkaiden tietoja kerralla. Heillä on yleensä useita koulutettuja asiantuntijoita, jotka voivat työskennellä ympäri vuorokauden saavuttaakseen sovitut tulokset.
BPO -tietojen syöttämisessä työ pyörii yleensä datan ottamisen muodossa ja muuntamisen toiseen muotoon. Tietojen syöttäminen voi olla yhtä yksinkertaista kuin tallennetun kokouksen muuttaminen kirjalliseksi transkriptioksi tai monimutkaista kuin tietojen syöttäminen eri muodoista ja raporteista luettavaksi, haettavissa olevaksi materiaaliksi verkkosivuston tietokannassa. Tällaiset palvelut ovat välttämättömiä yrityksille kasvaa, muuttua ja pysyä ajankohtaisina, mutta ne ovat usein uskomattoman aikaa vieviä.
Asiantuntijat käyttävät useita BPO -strategioita ja BPO -tekniikoita varmistaakseen tietojen syöttämisen ulkoistamistehtävien oikean muuntamisen. Usein käytetään digitaalisia skannereita ja ohjelmistopohjaisia sanatunnistustyökaluja. Suuri osa työstä on myös manuaalista. Tietojen syöttämiseen liittyy yleensä paljon lukemista, kirjoittamista ja uudelleenmuotoilua, missä tarkkuus on välttämätöntä.
Monet yritykset solmivat BPO -tietojen syöttämisen osana suurempaa palvelupakettia. Tietojen syöttö tehdään usein yhdessä muiden meneillään olevien tietojen analysointitehtävien kanssa. Palvelusta riippuen BPO-tietojen syöttämisestä voidaan myös joskus tehdä sopimuskohtainen sopimus.
Asianajotoimiston kaltainen yritys, joka tarvitsee vain tietyn asiakirja -aineiston tiedot uudelleenpakatuksi, voi tehdä sopimuksen BPO -järjestelmien tarjoajan kanssa rajoitetusta BPO -tietojen syöttämisestä. Samoin yritys, joka haluaa digitalisoida vuosikertomuksensa tai tehdä yritysluettelostaan helpommin saatavilla, voi ulkoistaa nämä hankkeet yksitellen sen sijaan, että antaisi ne palkatulle työntekijälle. BPO-tietojen syöttöpalvelujen käyttäminen on usein kustannustehokkaampaa kuin maksaa nykyiselle työntekijälle samasta työstä itse.
BPO -tietojen syöttöyrityksistä ei ole pulaa tänään. He sijaitsevat kaikkialla maailmassa, mutta heidän työntekijänsä eivät aina ole siellä, missä yrityksen pääkonttori sijaitsee. Monet tietojen syöttöasiantuntijat työskentelevät etänä tai offshore -toimistoissa. Jokainen yritys, joka harkitsee BPO -tietojen syöttämistä, olisi viisasta tutkia palveluntarjoajat ja kiinnittää erityistä huomiota niiden tietoturvatoimenpiteisiin ennen tietojen lähettämistä. Tämä koskee erityisesti arkaluonteisia yritystietoja tai asiakastietoja.