Budjetti -arvio on alustava arvio joko varoista, joiden arvioidaan olevan yrityksen tai viraston käytettävissä, tai hankkeen loppuun saattamiseen tarvittavista varoista. Nämä arviot tarjoavat arvokasta tietoa suunnittelutarkoituksiin, mutta ne eivät ole lopullisia. Kun lopulliset tiedot tulevat, henkilökunta voi päivittää asiakirjan ja määrittää, ovatko muutokset huolestuttavia. Nämä asiakirjat voivat olla julkisesti saatavilla, kun ne sisältävät julkisesti rahoitettuja virastoja ja hankkeita, jotta yleisö voi osallistua budjetointiprosessiin.
Jos kyseessä on arvio käytettävissä olevista varoista, talousarvioesityksen antaa yleensä aluehallinto tai virasto. Asiakirjassa käsitellään mahdollisia varojen lähteitä, kuten verotuloja, avustuksia, valtion virastojen varoja ja sakkoja ja palkkioita. Tämä antaa tietoa käytettävissä olevasta toimintabudjetista. Henkilöstön jäsenet ja muut osapuolet, joita asia kiinnostaa, voivat tarkastella arvioa saadakseen lisätietoja rahoitusprioriteeteista ja mahdollisista eri rahoitusvaihtoehdoista. Erityistarkoituksiin varatut varat on merkitty arvioon, jotta ihmiset tietäisivät, etteivät ne ole osa yleistä rahastoa.
Muut budjetti -arviot määrittävät tiettyyn projektiin tai toimeksiantoon liittyvät kustannukset, kuten sillan rakentaminen tai kodin valmistuminen. Tässä asiakirjassa eritellään odotetut kulut käytettävissä olevien tietojen perusteella. Se voi kattaa lupien ja palkkioiden kustannukset, työvoiman, tarvikkeet ja muut mahdolliset kulut. Budjetti -arviossa voidaan myös keskustella aikataulusta ja antaa tietoa siitä, mitä voi tapahtua, jos projekti menee ylitöihin odottamattomien tapahtumien vuoksi.
Yritysten, jotka valmistavat projektitarjouksia asiakkaille, on tyypillisesti laadittava yksityiskohtainen budjetti -arvio, jotta asiakas saa tietää mahdollisista kuluista. Tämä arvio on tyypillisesti voimassa vain rajoitetun ajan. Jos asiakas odottaa liian kauan, toimitus-, työ- ja muut kulut voivat nousta markkinavoimien mukana, eikä arvio ole enää tarkka. Budjettiarviossa on tyypillisesti myös merkintä ennakoiduista ylityksistä, joten asiakkaat ovat tietoisia siitä, kuinka paljon rahaa voidaan lisätä kuluihin projektin loppuun mennessä.
Budjettiarviota tarkistettaessa se voi auttaa lukemaan yksittäisiä luokkia huolellisesti ymmärtääkseen, mitä ne tarkoittavat. Jos määritelmät ovat epäselviä tai asiakirja on epämääräinen, sen laatineen pitäisi pystyä antamaan tietoja. Talousarvioarvioihin voi sisältyä myös vaihtoehtoja; rakennusyritys voi esimerkiksi keskustella asiakirjassa erilaisten vyöruusujen kustannuksista, jotta asiakas voi oppia kuinka erilaiset valinnat voivat vaikuttaa hankkeen kokonaiskustannuksiin.