Kassanhallinta on prosessi, jolla varmistetaan kaiken vastaanotetun käteisen ja mahdollisten käteismaksujen täydellinen luonne ja tarkka kirjaaminen. Vastuullisen taloudellisen kirjanpidon yleisenä periaatteena tämä prosessi tapahtuu missä tahansa ympäristössä, jossa tavaroita ja palveluita ostetaan ja myydään. Sellaisenaan yritykset, voittoa tavoittelemattomat järjestöt ja kotitaloudet noudattavat sen perusperiaatteita.
Kassavalvonnan ymmärtämiseksi on hyödyllistä ymmärtää, mitä käteisellä tarkoitetaan taloushallinnon osalta. Valuuttaan ja kolikkoon viittaamisen lisäksi tämän käsitteen ymmärretään sisältävän myös rahoitusvaihtomuodot, kuten maksumääräykset, luottokorttitodistukset ja sekit. Pohjimmiltaan kaikki rahoitusvaihdot, joista voidaan neuvotella välittömästi kiinteästä arvosta, täyttävät ehdot.
Kassanhallinta tarkoittaa kaikentyyppisten rahoitusvälineiden pätevää hallintaa ylläpitämällä tarkkaa seurantajärjestelmää, joka vastaa sekä käteisen vastaanottamisesta että maksamisesta. Tämän prosessin suunnittelu ei yleensä ole vaikeaa, ja prosessiin sisällytetään muutamia peruselementtejä riippumatta siitä, käytetäänkö menettelyä kotona vai toimistossa tai liiketoimintaympäristössä.
Ensinnäkin kaikki käteiseen liittyvät tapahtumat on dokumentoitava ja kirjattava välittömästi. Sellaista suoriteperusteista kirjanpitomenetelmää, jossa tulot ja kulut kirjataan silloin, kun ne ovat syntyneet eikä niiden saamisen tai maksamisen yhteydessä, ei käytetä. Jokainen kassakuitti kirjataan vastaanoton yhteydessä, ja jokainen maksu kirjataan maksun vapauttamisen yhteydessä. Tämä dokumentointitapa vaatii vain joitain perusmalleja, jotka tallentavat tarvittavat tiedot. Kotona sekkitiliä voidaan käyttää seuraamaan kaikkia yhteiselle tilille talletettuja käteisvaroja kodin hyväksi, ja shekkikirjarekisteri voi toimia perusasiakirjana, joka seuraa saapuvia ja lähteviä tapahtumia.
Seuraavaksi vankat menettelyt edellyttävät, että käteisellä on useita, mutta rajoitettuja henkilöitä, joilla on kaksi tarkoitusta. Ensinnäkin ihmiset voidaan saattaa vastuuseen tavasta, jolla rahaa hoidetaan. Toiseksi, kun vähintään kaksi henkilöä valvoo prosessia, se varmistaa, että tärkeät tapahtumat voidaan suorittaa milloin tahansa, vaikka yksi henkilö ei olisi tavoitettavissa jostain syystä.
Kassavalvonta edellyttää myös, että tehtävään liittyvät asiakirjat pidetään erillään käteisen fyysisestä sijainnista. Toisin sanoen käteismaksutapahtumien kirjaamiseen käytettävää kirjanpitokirjaa ei pidä säilyttää kassakaapissa valuutan, maksumääräysten ja sekkien kanssa. Tämä yksinkertainen varotoimi auttaa varmistamaan, että käteiseen käteiseen liittyvän todistusaineiston muuttaminen on vaikeampaa ja minimoi siksi varkauden todennäköisyyden.