Kassapäiväkirja on yksinkertainen paperikopio tai sähköinen asiakirja, jota käytetään välittömästi kirjaamaan sekä tulot että menot. Tähän päiväkirjaan kirjatut tapahtumat kirjataan yleensä päivittäin tai ainakin aikajärjestyksessä. Asiakirjan viehätys on se, että rivikohtina merkityt taloustoimet voidaan tarkistaa tarvittaessa nopeasti, ja se tarjoaa nopean viitteen, kun tapahtumat kirjataan kirjanpitokirjojen muihin osiin.
Yritykset voivat käyttää käteispäiväkirjaa seuratakseen erilaisia kuitteja ja maksuja, tai sitä voidaan käyttää seuraamaan yhtä toiminta -aluetta. Monet yritykset haluavat pitää yksinkertaista päiväkirjaa keinona pitää kirjaa tuloista ja maksuista, jotka liittyvät pieneen käteisrahastoon. Tämä voi antaa valtuutetuille työntekijöille mahdollisuuden hoitaa tapahtuma pienellä käteisellä ja tehdä nopeasti perustiedot. Myöhemmin tapahtuma voidaan dokumentoida kokonaan taseen pääkirjaan tai muuhun asiaankuuluvaan tietueeseen.
Tehokkaan käteispäiväkirjan avain on syöttää riittävästi tietoja jokaisesta rahoitustapahtumasta tulojen tai kulujen asianmukaiseen huomioon ottamiseen. Yleensä asiakirja sisältää sarakkeita, joissa tallennetaan sellaiset perustiedot kuin tapahtuman alullepanija, rahat sisään tai ulos, rivikohtaan liittyvien käteisvarojen määrä, tapahtuman päivämäärä ja lyhyt kuvaus toiminnasta. Tämä on yleensä tarpeeksi tietoa, jotta myöhemmin voidaan tehdä kattavampi tallennus.
Jopa kotibudjetti voi hyötyä tämän periaatteen käyttämisestä. Yksinkertaisen sarakekirjan tai sähköisen laskentataulukon avulla on mahdollista luoda yksinkertainen päiväkirja, jota kaikki voivat käyttää. Tämä mahdollistaa kaikkien kotitalouden ylläpitokustannusten seurannan sekä tähän tarkoitukseen varatut varat.