Kylmävarmuuskopio, joka tunnetaan myös offline -varmuuskopiona, on tapa luoda toissijainen kopio tietyn tietokannan tai tietokonejärjestelmän sisältämistä tiedoista. Tämä strategia eroaa joistakin muista varmuuskopiointiprosesseista, koska järjestelmä ja tiedot eivät ole käytettävissä varmuuskopioinnin aikana. Kun varmuuskopiointi on valmis, loppukäyttäjät voivat kirjautua takaisin järjestelmään ja käyttää tietoja halutessaan.
Kylmä varmuuskopiointi on päinvastainen kuin kuuma varmuuskopio. Kun varmuuskopio on kuuma, järjestelmä jatkaa toimintaansa ja käyttäjät voivat vapaasti käyttää tietoja varmuuskopioinnin aikana. Monissa järjestelmissä käyttäjät todennäköisesti kokevat ainakin jonkin verran lisäviiveitä tietojen noutamisessa, koska osa järjestelmän resursseista on käytössä varmuuskopiointiprosessin yhteydessä. Kuumalla varmuuskopioinnilla on kiinnitettävä erityistä huomiota käyttäjien tekemiin muutoksiin tai lisäyksiin varmuuskopioinnin aikana. Ympäri vuorokauden auki olevat yritykset suosivat usein kuumaa varmuuskopiointistrategiaa.
Yrityksille, jotka haluavat käyttää kylmää varmuuskopiointiprosessia, toiminta suoritetaan yleensä työpäivän päätyttyä. Ympäri vuorokauden toimivat yritykset voivat halutessaan ajoittaa varmuuskopioinnin aikaisin aamulla, jolloin käyttäjät tarvitsevat vähiten pääsyä järjestelmään. Tämä lähestymistapa auttaa minimoimaan varmuuskopioinnin mahdollisuudet estää työntekijöitä avustamasta asiakkaita kopioinnin aikana.
Kylmä varmuuskopiointi voidaan suorittaa käyttämällä esiasetettua aikataulua, joka määrittää varmuuskopion automaattisen käynnistymisajan. Varmuuskopiointi voidaan esimerkiksi määrittää aloittamaan joka aamu kello 2, jolloin toiminnon on oltava valmis ennen kuin työntekijät alkavat saapua arkipäivän alkuun. On myös mahdollista suorittaa kylmävarmuuskopio pyynnöstä. Tämä lähestymistapa on usein hyödyllinen, kun on tarpeen pidättäytyä varmuuskopioinnin aloittamisesta, ennen kuin tietyt tehtävät, kuten tietojen päivittäminen laskutusjärjestelmässä, on suoritettu arkipäivänä.
Tietokonejärjestelmän käyttöyritys kylmän varmuuskopioinnin aikana voi tuottaa useita erilaisia tuloksia järjestelmän kokoonpanon mukaan. Joissakin tapauksissa järjestelmä ei yksinkertaisesti salli kirjautumisyrityksen suorittamista. Muut järjestelmät voivat sallia kirjautumisen ohittaa varmuuskopiointiprosessin, jolloin varmuuskopiointi pysähtyy. Tyypillisesti ei ole suositeltavaa keskeyttää käynnissä olevaa kylmää varmuuskopiointia, koska tämä voi johtaa tietojen menettämiseen tai jopa järjestelmän lukkiutumiseen tai jäätymiseen lyhyeksi ajaksi.