Tietokonetietokanta on digitaalinen tiedostojärjestelmä, joka ylläpitää yrityksen tärkeitä tietoja. Tietosanakirja on yksityiskohtainen tietokartta jokaisesta tietokannan elementistä ja tiedostotaulukosta. Tätä karttaa pidetään tietoluettelona, joka sisältää jokaisen taulukon nimen, kentän nimen, kentän tyypin ja yleisen kuvauksen kaikista tietokannan elementeistä.
Tietosanakirja on yksi kriittisimmistä asiakirjoista tietokoneohjelmille. Se tarjoaa yleisen kuvauksen tietokannan tietojen sisällöstä. Siinä määritellään myös muotoa koskevat säännöt, rajoitukset ja tietojen eheyttä koskevat säännöt. Ilman tätä sanakirjaa sovelluksen muuttaminen tulevaisuudessa voi olla mahdotonta.
Monilla vanhoilla ohjelmistosovelluksilla on arkaainen tietokantamalli. Tämä johtuu vuosikymmeniä sitten suunniteltujen tietokantojen fyysisistä rajoituksista. Kentän nimen kokorajoitusten vuoksi monet nimet ovat lyhennettyjä eivätkä kovin intuitiivisia. Tietosanakirja on välttämättömyys vanhojen tietokantojen hallintaan.
Valitettavasti tietokannan suunnittelulle ei ole muodollista tarkastusprosessia. Kehitystiimin vastuulla on yleensä parhaiden käytäntöjen toteuttaminen tietokantaa luotaessa. Monet aloittelijat voivat määritellä sarakkeiden nimet yleisillä kuvauksilla. Tämä yleinen nimeämiskäytäntö on erittäin epäintuitiivinen ja huono käytäntö, mikä voi johtaa hallitsemattomaan tietokantaan.
Tietosanakirja voi auttaa ei-intuitiivisessa tietokannan suunnittelussa. Tämä sanakirja määrittelee yksityiskohtaisesti kunkin kentän nimen ja metatiedot sekä kuvauksen siitä, miten tietoja käytetään. Tämän sanakirjan käyttäminen voi auttaa tulevia kehittäjiä määrittämään, miten järjestelmää voidaan parhaiten muokata tulevia parannuksia varten.
Tietokanta koostuu taulukoista ja kenttien nimistä. Taulukko on tiedosto, joka sisältää tietoja tietyntyyppisistä tiedoista. Esimerkki taulukosta voi olla henkilöpöytä. Henkilötaulukossa on kenttien nimet, jotka sisältävät etunimen, sukunimen ja keskimmäisen nimen. Tietosanakirja on asiakirja, joka määrittelee tietokannan taulukoiden kunkin kentän tiedot.
Tietosanakirja on samanlainen kuin kirjaston luettelojärjestelmä. Jokainen taulukko on asiakirjoja tiettynä yksikkönä, jossa on yksityiskohtaiset määritelmät taulukon kenttien nimistä. Määritelmän tulee sisältää kenttien koko, tyyppi ja odotetut arvot. Sen pitäisi myös määritellä taulukon mahdolliset suhteet muihin tietokannan tietoelementteihin.
Pakollinen kenttä on tietoelementti, joka on täytettävä aina ennen kuin sovellus sallii tietojen tallentamisen tiedostojärjestelmään. Kaikkia tietoelementtejä ei pidetä pakollisina kentinä. Tietosanakirjan tulee myös dokumentoida, mitkä kentät ovat pakollisia kenttiä. Tämä auttaa tulevaa kehitystiimiä ymmärtämään tietokantaan sisältyvät säännöt.