Datavirtakaavio on strukturoitu näyttö tietojärjestelmään siirtyvästä ja siitä poistuvasta datasta. Tietojen vuokaavion yksityiskohdat vaihtelevat sille määritetyn tason mukaan. Yleensä korkean tason kaavio sisältää vain rajoitetusti tietoa, kun taas alemman tason kaavio sisältää paljon yksityiskohtaisempia tietoja. Kehitystiimi käyttää näitä tietoja hallitakseen tietoja tietojärjestelmässä.
Kun tiimi kehittää tietojärjestelmää, se luo tiedonkulkukaavion dokumentoidakseen, miten tiedot tulevat sisään ja ulos järjestelmästä. Aluksi nämä tiedot luodaan erittäin korkealla tasolla, ja vain tietojärjestelmän rajat sisältyvät kaavioon. Kun tiimi kehittää enemmän tietojärjestelmän toiminnallisuutta, jokainen järjestelmän prosessi voidaan sisällyttää tiedonkulkukaavioon. Tämä kaavio auttaa tiimiä määrittämään, mihin tiedot tallennetaan järjestelmän tukemiseksi.
Näillä kaavioilla on tärkeä rooli, koska ne dokumentoivat, kuinka jokainen järjestelmän prosessi käyttää tietoja. Ulkoiset järjestelmät voivat myös käyttää tiettyyn tietojärjestelmään tallennettuja tietoja. Nämä järjestelmien väliset vaihdot on dokumentoitu, jotta analyytikot voivat seurata jokaista järjestelmän vuorovaikutusta. Tällaiset vuorovaikutukset ovat tärkeitä tietoja kunkin organisaation tiedonhallintaprosessissa.
Valtion lait ja määräykset edellyttävät tiettyjen tietojen hallintaa ja tallentamista. Nämä määräykset vaihtelevat toimialoittain. Tiedonkulkukaavio auttaa jokaista organisaatiota hallitsemaan, miten organisaatio täyttää viranomaisten asettamat vaatimukset tietojen tallentamisesta. Tietyt määräykset edellyttävät säilytystä pitkiä aikoja. Organisaation on suunniteltava asianmukainen määrä tallennustilaa.
Tietojen vuokaaviot auttavat myös kehitystiimiä suunnittelemaan raportteja ja näytön toimintoja tietojärjestelmän koottuessa. Tiimin on tiedettävä, mistä tiedot kerätään voidakseen esittää ne loppukäyttäjälle. Vaikka tiedonkulkukaavio itsessään ei käsittele järjestelmän toimintoja, se dokumentoi, mikä järjestelmä on vastuussa tietyn datan tallentamisesta. Kehitystiimi käyttää datavirtatietoja kuvaamaan toiminnallisessa dokumentaatiossaan, mistä se etsii tietoja, jotka se näyttää loppukäyttäjälle.
Jokaisella organisaatiolla on joukko tietokaavioita, jotka dokumentoivat organisaation tietojärjestelmiin tallennetut tiedot. Tätä kaaviojoukkoa käytetään hallitsemaan ja täyttämään organisaation tietojen tallennusvaatimukset oikein. Kunkin organisaation tietojen tallennusvaatimukset määrittelee organisaatio itse, jotta se voi noudattaa erilaisia viranomaismääräyksiä ja muita lakisääteisiä vaatimuksia.