Digitaalinen faksi on faksiasiakirjan tyyppi, joka lähetetään ja joskus vastaanotetaan sähköisenä asiakirjana eikä paperiasiakirjana, joka tulostetaan tavallisella faksilaitteella. Digitaalisen faksin etu on, että sähköinen asiakirja voidaan tallentaa tietokoneen kiintolevyn tiedostoon ja tulostaa silloin, kun vastaanottaja vaatii paperikopion. Pidetään vihreämpänä vaihtoehtona perinteiselle faksaukselle, joten on mahdollista lähettää digitaalinen faksi tätä tarkoitusta varten kehitetyn laitteiston ja ohjelmiston avulla.
Yksi yleisimmistä tavoista, joilla kuluttajat käyttävät digitaalisen faksin lähettämiseen tai vastaanottamiseen, on käyttää sähköisen faksin palveluntarjoajaa. Tämän sovelluksen avulla asiakkaalle annetaan kirjautumistiedot palveluntarjoajan verkkoon pääsemiseksi, hän lähettää kopion sähköisestä asiakirjasta, jonka hän haluaa lähettää, antaa vastaanottajan tiedot ja lähettää sitten asiakirjan. Riippuen siitä, miten vastaanottaja haluaa vastaanottaa asiakirjan, faksi voidaan reitittää perinteiseen faksilaitteeseen ja tulostaa paperikopiona tai se voi olla sähköpostifaksin muodossa, jonka vastaanottaja voi tallentaa tietokoneen kiintolevylle myöhempää käyttöä varten.
Digitaalisen faksin tarjoajan tilin luomisen lisäksi on myös mahdollista ostaa laitteistoa, jonka avulla käyttäjät voivat käyttää minkä tahansa tyyppistä Internet -yhteyttä faksien lähettämiseen tai vastaanottamiseen. Tämän sovelluksen avulla laitteisto on liitetty oheislaitteena kannettavan tietokoneen työpöydälle. Tämän jälkeen tietokoneeseen asennetaan ohjelmisto, jonka avulla liitetty laite voi tarjota tavallisen faksilaitteen kaltaisen toiminnon. Monien mallien avulla käyttäjät voivat lisätä paperiversion faksattavaksi asiakirjasta suoraan laitteeseen ja aloittaa lähetyksen noudattamalla perusohjeita. Joissakin malleissa käyttäjä voi myös valita tietokoneen kiintolevylle tallennetun sähköisen tiedoston, antaa vastaanottajalle tarvittavat yhteystiedot ja lähettää faksin ilman tulostuskopiota.
Yksi tämän faksimenetelmän käytön tärkeimmistä eduista on, että prosessissa kulutettavan paperin määrä vähenee. Koska sähköisiä asiakirjoja voidaan käyttää paperikopioiden sijaan, tämä auttaa vähentämään toimiston toimituskuluja. Lisäksi sähköisen asiakirjan vetämisen ja digitaalisen faksipalvelun tai jonkin tietokoneeseen liitetyn laitteen käytön helppous tarkoittaa, että käyttäjät voivat lähettää fakseja pienemmillä kustannuksilla, mikä on erityisen tärkeää, jos yritys käyttää rutiininomaisesti faksausta osana liiketoimintaa.