Digitaalinen kaappi on tiedostojen tallennustila palvelimilla, joihin pääsee Internetin kautta. Palvelimet omistaa ja hallinnoi yritys, joka tarjoaa kiintolevytilaa yleisölle tiedostojen tallentamiseksi maksua vastaan. Tiedostojen keskittäminen etäpalvelimelle, johon pääsee Internetin kautta, antaa käyttäjälle mahdollisuuden käyttää näitä tiedostoja millä tahansa tietokoneella tai laitteella, jolla on Web -käyttöoikeus. Tämä välttää lokalisointiongelman, jossa tiedostot tallennetaan kotona tai toimistossa yhdelle fyysiselle kiintolevylle, johon pääsee vain kirjautumalla suoraan tietokoneeseen.
Microsoft® käytti termiä “digitaalinen kaappi” ensimmäisen kerran osana Windows Marketplace -palveluaan. Tuolloin se mahdollisti asiakkaiden ladata ostettuja sovelluksia yrityksen palvelimilta. Kopio sovelluksesta sijoitettiin asiakkaan digitaaliseen säilytyslokeroon, jotta se voidaan tarvittaessa ladata myöhemmin uudelleen, esimerkiksi silloin, kun asiakas päivittää uuteen tietokoneeseen ja haluaa palauttaa ostamansa sovellukset. Tämä palvelu on suunniteltu korvaamaan ohjelmistojen fyysinen toimitus CD- ja DVD -levyinä. Ohjelmien keskittäminen yrityksen ohjaamalle palvelimelle on suunniteltu muuttamaan kuluttajakokemusta tarjoamalla välitön pääsy ohjelmistoostoksiin latauksen kautta, suojaus fyysisen levyn katoamiselta tai vahingoittumiselta ja päivityksen hallinta.
Digitaaliset kaapit ovat nyt osa pilvipalveluterminologiaa. Pilvipalvelut ovat siirtymistä selainpohjaisiin sovelluksiin ja muualla olevaan tiedostojen tallennustilaan, jossa ohjelmat ja tiedostot sijaitsevat teknologiayrityksen hallinnoimilla keskitetyillä palvelimilla ja ovat käytettävissä maksutta mistä tahansa Internet-laitteesta. Digitaalinen kaappi on asiakkaan varattu tila palvelimella, johon hän voi kirjautua sisään ja hallita materiaaliaan.
Digitaalisessa kaapissa on pohjimmiltaan kaksi suosittua kokoonpanoa. Ensimmäinen on multimediakeskeinen. Sen avulla voidaan tallentaa mediatiedostoja, kuten kappaleita, valokuvia, elokuvia ja videoita, jotta asiakkaat voivat nauttia viihdetiedostoistaan millä tahansa liitetyllä laitteella. Palvelua tarjoavat yritykset maksavat sen sen perusteella, kuinka paljon tilaa asiakas tarvitsee tiedostojensa tallentamiseen.
Toinen kokoonpano mahdollistaa myös tavallisten tiedostojen tallennuksen mediatiedostojen lisäksi. Se tallentaa myös tietoja henkilökohtaisten tietojen hallintaan, kuten kalentereita ja yhteystietoja, ja synkronoi tiedot laitteiden välillä. Tämäntyyppinen digitaalinen kaappi voi myös mahdollistaa asiakirjojen yhteistyön, jossa useille ihmisille annetaan lupa käyttää ja muokata tiettyjä tiedostoja yhdessä muiden kanssa.