Nykyään markkinoilla on useita erityyppisiä kopiokoneita, joten digitaalinen kopiokone on usein paras valinta yrityskäyttöön. Digitaalinen kopiokone on suunniteltu toimimaan skannausasiakirjojen perusteella, ja se tuottaa korkealaatuista tulostettua asiakirjaa, sitä on usein helpompi ylläpitää kuin muita kopiokoneita ja sen käyttö voi olla erittäin kustannustehokasta. Tässä on joitain etuja, kun valitset digitaalisen kopiokoneen työpaikalle muiden tyyppien sijaan.
Monet kopiokoneet käyttävät vanhempaa prosessia, jota joskus kutsutaan analogiseksi kopioimiseksi. Pohjimmiltaan tämä vanhempi menetelmä sisältää sisäisen peilin käytön, joka kopioi pääasiakirjan kuvan rummulle. Analoginen kopiokone käyttää staattista sähköä käyttämällä väriainehiukkasia luodakseen kuvan rummussa olevasta, kuivata ja kiinnittää väriaineen lämpöelementillä ja tuottaa sitten kopion paperiarkille.
Digitaaliset kopiokoneet toimivat hieman eri tavalla. Asiakirja skannataan digitaalisesti ja tallennetaan muistiin. Laserilla tulostetaan tiedot rummulle, käytetään väriainetta ja asiakirja tulostetaan. Kun asiakirjan kuva on turvallisesti muistissa, useimmat digitaalisen kopiokoneen muodot mahdollistavat asiakirjan tulostamisen muistista tai joissakin tapauksissa lähetetään sähköisesti muihin digitaalisiin laitteisiin, jotka voivat vastaanottaa lähetyksen.
Digitaalisella kopiokoneella on useita etuja. Yksi tärkeimmistä on, että monet digitaaliset kopiokoneet ovat monitoimisia. Alkuperäisestä voidaan tuottaa paperikopioita tai sähköiset kopiot voidaan lähettää faksilaitteisiin tai jopa tekstinä sähköpostiosoitteeseen. Tämä voi poistaa useita vaiheita viestintäprosessissa yrityksellä, joka toimii useita toimipaikkoja. Tämä voi myös poistaa tarpeen lähettää asiakirjan paperiversiot useille eri fyysisille sivustoille sekä yrityksen osastojen sisällä että yrityksen fyysisen sijainnin ulkopuolella.
Seuraavaksi digitaalinen kopiokone tuottaa erinomaisen kopion pääasiakirjasta. Parannettu tulostuslaatu tarkoittaa, että kopiot ovat olennaisesti erottamattomia alkuperäisestä asiakirjasta. Näin ei aina ole muuntyyppisten kopiokoneiden kohdalla.
Lopuksi digitaalisen kopiokoneen käyttökustannukset ovat pienemmät, varsinkin jos paljon kopiointia tehdään. Useat tekijät auttavat pitämään kustannukset alhaisina. Ensinnäkin on vähemmän hajoavia liikkuvia osia. Tämä tarkoittaa, että digitaalisen kopiokoneen työmahdollisuudet vähenevät. Lisäksi digitaalisissa kopiokoneissa käytettävä muste tuottaa yleensä enemmän kopioita kasettia kohden kuin analogiset kopiokoneet. Vaikka digitaalinen kopiokone maksaa käyttöliittymässä enemmän kuin muuntyyppiset kopiokoneet, päivittäisen käytön alhaisemmat kustannukset korvaavat pian hintaeron ja alkavat todella säästää rahaa pitkällä aikavälillä.