Digitaalinen puhelinvastaaja, jota joskus kutsutaan myös ”digitaaliseksi puhelinvastaajaksi”, on elektroninen laite, joka on yhdistetty lankapuhelimeen soittajan viestien tallentamista ja tallentamista varten. Laite vastaa saapuviin puheluihin, yleensä tietyn määrän soittoäänien jälkeen, ja kehottaa sitten soittajia jättämään viestin. Se tallentaa ne digitaaliseen siruun ja seuraa jokaisen puhelun tarkkaa päivämäärää ja kellonaikaa. Omistajat voivat usein käyttää tallennettuja viestejä etäyhteydellä joko soittamalla laitteelle tai joskus erillisen Internet -sivuston kautta, ja ne voidaan lähes aina toistaa myös itse laitteessa. Digitaaliset vastausjärjestelmät ovat yleisiä sekä koti- että toimistoasetuksissa, ja niihin voidaan tyypillisesti asentaa useita postilaatikoita eri käyttäjille.
Perusmekaniikka
Tekniikka on yleensä melko yksinkertaista. Joissakin puhelinluureissa ja tukiasemissa on valmiiksi sisäänrakennettu digitaalinen vastaus, jolloin käyttäjän tarvitsee vain määrittää se. Laitteita voi usein ostaa myös itsenäisesti. Näissä tapauksissa laite on kytkettävä sekä virtalähteeseen että puhelinlinjaan joko suoraan tai puhelimen tukiaseman liittimen kautta.
Laitteeseen on upotettu digitaalinen siru, johon viestit tallennetaan. Monet ensimmäisistä puhelinvastaajista tallensivat viestejä nauhalle, jotka voitiin sitten kelata taaksepäin, toistaa ja nauhoittaa kerta toisensa jälkeen. Digitaalinen järjestelmä poistaa nauhan tarpeen ja tarjoaa yleensä luotettavamman viestien tallennuspalvelun. Tällaisten postilaatikoiden täyttäminen on yleensä paljon vaikeampaa, vaikka se on mahdollista. Näissä tapauksissa ongelma ei lopu nauhasta, vaan muisti loppuu. Ihmiset, joilla on tämä ongelma, etsivät usein malleja, joissa on enemmän muistia, tai he etsivät tapoja parantaa jo olemassa olevaa sirukapasiteettia.
Miten sitä käytetään
Ihmiset voivat käyttää digitaalisia puhelinvastaajia sekä kotona että toimistossa tai yrityksessä. Kummassakin tapauksessa käyttäjä voi yleensä tallentaa mukautetun lähtevän tervehdyksen, jonka soittajat kuulevat ennen kuin he voivat jättää viestin, tai vastausjärjestelmä tarjoaa useita standardoituja tervehdysvaihtoehtoja. Kotikäyttöön tarkoitettujen järjestelmien mukana tulee usein useita luureja, joissa on pienempiä tukiasemia ja joita voidaan käyttää ympäri taloa.
Monet yksiköt pystyvät luomaan erilaisia postilaatikoita eri käyttäjille. Esimerkiksi soittajaa voidaan kehottaa painamaan yhtä jättääkseen viestin Jimille tai painamalla kahta jättääkseen viestin Jessicalle. Tämäntyyppisestä vastausjärjestelmästä voi olla hyötyä suurperheille, joissa jokainen saa paljon viestejä, tai pienille yrityksille, joilla on vain kourallinen työntekijöitä. Joitakin voidaan käyttää vain yhden puhelinlinjan kanssa, mutta toiset voivat vastaanottaa saapuvat puhelut kahdelta tai useammalta yksittäiseltä linjalta.
Toimistossa vastaajajärjestelmää kutsutaan usein ”vastaajaksi”, ja se kattaa todennäköisesti koko toimiston. Työntekijöillä on tyypillisesti jokaisella oma digitaalinen postilaatikko, johon käytetään yleisimmin alanumeroa, joka on haarautunut yrityksen pääpuhelinnumeroon. Työntekijöitä kehotetaan usein nauhoittamaan omat tervehdyksensä ja tarkistamaan säännöllisesti henkilökohtaisten puhelimiensa viestit – joskus soittamalla omiin alanumeroihinsa tai kuuntelemalla tukiasemalla.
Viestien hakeminen
Digitaaliset puhelinvastaajat ilmoittavat tyypillisesti uusista viesteistä piippausäänellä, vilkkuvalla valolla tai valaistulla numerolla, joka osoittaa, kuinka monta viestiä odottaa. Helpoin tapa kuulla ne on painaa “play” -painiketta laitteessa, mutta tämä ei yleensä ole ainoa vaihtoehto. Moniin vastaajajärjestelmiin pääsee etäyhteydellä yksinkertaisesti soittamalla omaan puhelinnumeroon ja syöttämällä esiasetetun koodin. Järjestelmä toistaa viestit puhelimessa ja pitää ne laitteessa myöhempää käyttöä varten. Järjestelmän käyttöönottotavasta riippuen käyttäjät voivat ehkä myös tarkastella ja selata odottavia viestejä omalta verkkosivustoltaan.
Erottava Cellular Voicemail
Digitaalisten vastausjärjestelmien ja “digitaalisen vastaajaviestin” ohjelmien välillä voi olla jonkin verran sekaannusta, jotka ovat yhteisiä monille matkapuhelin- ja matkapuhelinoperaattoreille. Matkapuhelimissa on usein mahdollisuus vastaajapalveluihin, mutta nämä eivät yleensä ole todellisia digitaalisia järjestelmiä, koska ne eivät ole itsenäisiä tekniikan osia. Pikemminkin ne ovat peruspuhelinpalvelun puolia. Tällaiset viestit tallennetaan yleensä joko pilveen tai palveluntarjoajaan, eivätkä ne ole yleensä yhtä pysyviä.