Elektroninen tiedonsiirto (EDI) on prosessi, jolla tietokoneita käytetään yritysten asiakirjojen vaihtamiseen yritysten välillä. Aiemmin asiakirjoja vaihdettiin faksilla tai perinteisellä postilla. Postitusta ja faksausta käytetään edelleen liiketoiminnassa, mutta EDI on paljon nopeampi tapa tehdä sama asia.
EDI: tä käyttää valtava määrä yrityksiä. Yli 100,000 70 yritystä on korvannut perinteisemmät menetelmät EDI: llä. Tällä uudella järjestelmällä on useita etuja; hinta on yksi niistä. Tietokoneen vaihto on paljon halvempaa kuin perinteiset asiakirjanvaihtomenetelmät. Paperipohjaisen tilauksen käsittely voi maksaa jopa 1 Yhdysvaltain dollaria (USD), kun taas EDI: n käyttäminen maksaa XNUMX USD tai vähemmän.
Kun tietokone käsittelee asiakirjoja EDI: ssä, myös inhimillisten virheiden mahdollisuus on pienempi. Nopeus on toinen etu. Paperinen tilaus voi kestää kymmenestä päivästä kahteen viikkoon ostajan pyynnöstä lähettäjän lähettämiseen. Nyt sama tilaus voidaan käsitellä alle päivässä.
Nämä nopeammat tapahtuma -ajat auttavat ylläpitämään tehokasta varastotasoa. Ne myötävaikuttavat myös varastotilan parempaan käyttöön ja vähäisiin loppuongelmiin. Tämä puolestaan johtaa rahtikustannusten pienenemiseen, koska viime hetken kiireellisiä toimitusmaksuja ei pitäisi tarvita.
Prosessissa on muutamia haittoja. EDI voi toimia vain, jos kaikki yrityksen tekemät kaupat käyttävät samaa menetelmää. Jos siirtymistä ei ole tehty joissakin yrityksissä, muut niitä käsittelevät yritykset saattavat joutua käyttämään EDI: tä sekä perinteisempää menetelmää. Tämä voi olla kallista ja aikaa vievää. Se voi sisältää yhden henkilöstön jäsenen ylläpitämään postitusprosessia, kun taas toinen työntekijä lähettää asiakirjoja sähköisesti.
EDI: n käyttäminen ostamisessa on hyvin yksinkertaista. Kun ostotilaus on kirjoitettu, asiakirja käännetään tiettyyn muotoon ja toimitetaan toimittajalle Internetin kautta. On varmistettava, että molempien osapuolten käyttämä asiakirja on täsmälleen samassa muodossa.
Turvallisuus on tärkeä asia EDI: tä käyttäville yrityksille. Tietoturvaa hallitaan koko prosessin ajan salasanoilla, salauksella ja käyttäjätunnuksella. EDI: ssä on ohjelmisto, joka tarkistaa ja muokkaa asiakirjojen oikeellisuutta.
Pohjimmiltaan tämän asiakirjanvaihtomenetelmän suorittamiseen tarvitaan vain tietokone ja Internet -yhteys. On monia yrityksiä, jotka toimittavat huolettomia EDI-ohjelmistosovelluspaketteja. Niillä on oma salausohjelmistonsa ja asennusprosessi voidaan suorittaa muutamassa minuutissa. Alusta alkaen yritykset voivat käyttää EDI: tä tehokkuuden parantamiseen säästäen aikaa, rahaa ja työvoimaa.