Ehdotusten saatekirjeet ovat ammattimaisia kirjeitä, jotka lähetetään potentiaalisille asiakkaille yhdessä valmiiden liiketoimintasuunnitelmien kanssa. Parhaat esimerkit ehdotuksen saatekirjeestä ovat lyhyitä, henkilökohtaisia mutta ammattimaisia, ja ne auttavat vahvistamaan yhteydenpitoa vastaajan ja vastaanottajan välillä. Tämän tyyppisissä kirjeissä on aina useita peruselementtejä sekä joitain yleisiä virheitä, joita välttää.
Virhe, jonka monet liike -elämän ammattilaiset tekevät, käyttää ehdotuksen saatekirjettä keinona tiivistää ehdotuksen sisältö. Koska monissa ehdotusmalleissa on yhteenveto asiakirjan lopussa, tämä ei ole välttämätöntä. Itse asiassa tämän tyyppisten yksityiskohtien sisällyttäminen saatekirjeeseen luo tilanteen, jossa vastaanottajan on luettava samat tiedot toistuvasti, mikä voi vaikuttaa kielteisesti arviointiprosessiin.
Yksi tärkeimmistä asioista, jotka on pidettävä mielessä ehdotuksen saatekirjettä laadittaessa, on pitää se lyhyenä. Kolmen tai neljän lyhyen kappaleen teksti riittää. Kun asetat tämän tyyppisen rajan itsellesi, voit pitää koko tekstin yhdellä sivulla, jolloin vältytään virheeltä lähettää summat pienehdotukselle yhdessä pääasiakirjan kanssa.
Ehdotuksen saatekirjeen avaamisen tulee olla lyhyt. Käytä ensimmäistä kappaletta kiittääksesi vastaanottajaa siitä, että voit osallistua tarjousprosessiin. On myös aiheellista kehua ehdotuspyyntöä tai RFP: tä, jota olette käyttäneet ohjeena ehdotukselle ja lähetysprosessille. Yleensä tämä voidaan tehdä kolmesta neljään lauseeseen liioittelematta kiitosta.
Seuraava kappaleesi voi sisältää jotain henkilökohtaista, mutta silti ammattimaista. Jos ehdotus lähetetään olemassa olevalle asiakkaalle, on hyvä mainita, kuinka paljon olet nauttinut työskentelystä asiakkaan kanssa aiemmin. Tapauksissa, joissa ehdotus koskee yritystä, jolla et ole koskaan aiemmin harjoittanut liiketoimintaa, keskitä huomiosi työskentelytapaan, joka on muodostettu puhelinkeskustelujen, sähköpostien ja muiden yhteyksiesi kautta ensisijaisen yhteyshenkilön kanssa ehdotuksen laatimisen aikana. Tämä voi auttaa pitämään kirjeen liian kuivana ja välttämään silti liian henkilökohtaisen virheen.
Lopeta ehdotuksesi saatekirje sanomalla odotuksesi tulevaisuudesta. Tähän voi kuulua se tosiasia, että odotat liiketoiminnan ansaitsemista ja pitkäaikaista työsuhdetta uuden asiakkaan kanssa. Tämän kappaleen pitäisi osoittaa luottamusta tarjoamiesi tavaroiden tai palvelujen laatuun, mutta se ei saa aiheuttaa minkäänlaisia näkemyksiä kilpailijoistasi. Keskity siihen, kuinka paljon hyvää voit tehdä asiakkaalle, älä siihen, kuinka paljon parempi olet kuin kaikki muut.
Älä koskaan kirjoita ehdotuksesi saatekirjettä ennen kuin ehdotus on valmis. Tämä johtuu siitä, että sinulla voi olla yksi tai kaksi viimeistä minuuttia vuorovaikutuksessa vastaanottajan kanssa, mikä vaikuttaa kirjeesi sävyyn ja sisältöön. Joka tapauksessa varmista aina, että kirjeesi rakenne vastaa sitä, mitä tiedät vastaanottajan yrityskulttuurista, ja valitse sanasi sen mukaan. Tämän tekijän pitäminen mielessä on hienovarainen tapa ilmaista kunnioituksesi heidän liiketoimintaansa kohtaan ilman, että he näyttävät olevan holhoavia tai liian ilmeikkäitä kohteliaisuuksien suhteen.