Ehdotusprojekti sisältää tarjouksen yritykselle tehtävästä työstä. Tämä työ voi olla mitä tahansa tulostuspalveluista rakentamiseen. Yritykset pyytävät usein tarjouspyyntöä lähettämällä tarjousmallin useille yrityksille, jotka ovat kiinnostuneita hankkeen saattamisesta päätökseen. Tarjouskilpailuun kutsutut yritykset valitsevat, osallistuvatko ne ehdotushankkeen tarjouskilpailuun.
Yrityksen, joka harkitsee tarjouksen tekemistä, on otettava huomioon monia asioita, kun se päättää tarjousprosessin. Sen on analysoitava hankkeen yksityiskohdat arvioidakseen, kuinka paljon se maksaa yritykselle projektin loppuunsaattamisesta. Tämä summa sekä arvio halutusta voitosta johtaa ehdotushankkeen tarjoukseen. Yhtiö voi menettää projektin liian korkealla tarjoushinnalla, ellei kokonaisarvo ole hyvä. Kustannusarvioiden on oltava täsmällisiä, koska tarjouksen summa on täytettävä, jos yritys voittaa ehdotushankkeen.
Ehdotusten kirjoittamisen työpajoja ja kursseja on saatavilla kauppakorkeakouluissa ja verkossa. Monet ehdotusten kirjoittamisen asiantuntijat suosittelevat selkeän kielen käyttöä eikä tarjousasiakirjan tekemistä pidemmäksi kuin sen pitäisi olla. On myös katsottava hyödylliseksi käsitellä hankkeen tarjousta tai tarjousta ei kustannuksena, vaan investointina hankkeeseen. Jos esimerkiksi vastaat koneen asennusta koskevaan tarjouspyyntöön, tarjouksen tekijä, joka tekee tarjouksen, voi mainita jotain sellaista, että “yrityksesi investointi XYZ -koneeseen on vain 2,150 XNUMX dollaria, joka sisältää säännöllisen huollon, täydennykset ja takuun”.
Tarjouskilpailun kutsunut organisaatio tarkistaa kaikki ehdotushankkeensa tarjoukset. Arvoa tai sitä, mitä tarjoushinta sisältää, on tarkasteltava tarkasti. Kun on tehty päätös siitä, mikä palvelu- tai tuotetarjoaja voitti tarjouksen, yritys ilmoittaa tästä organisaatiolle. Muille tarjoajille voidaan lähettää kohtelias huomautus, jossa kiitetään heidän ehdotuksiaan.
Jos yritystä pyydetään jättämään tarjouksia säännöllisesti, sillä voi olla oma malli, johon vastata. Joidenkin yritysten päähenkilö on ammattitaitoinen ehdotusten kirjoittaja, joka vastaa ehdotuspyyntöihin. Ehdotusten kirjoittajat ovat eräänlainen copywriter. Tekstinkirjoittajat käyttävät pakottavaa kirjallista viestintää saadakseen muut toimimaan. Ehdotushankkeen tapauksessa haluttu toimenpide on valittava voittotarjoukseksi.