Ehdotuspyyntö, jota kutsutaan yleisesti RFP: ksi, on asiakirja, jota monet organisaatiot käyttävät saadakseen palvelu- tai tavaratarjouksia mahdollisilta myyjiltä. RFP: n tarkka rakenne vaihtelee tilanteesta toiseen. Tämä tarkoittaa sitä, että kaava, jolla RFP kirjoitetaan, riippuu suuresti pyynnön lähettäneen yhteisön kulttuurista ja siitä, mitä he toivovat oppivansa vastauksista. Seuraavassa on muutamia esimerkkejä tekijöistä, joita esiintyy monissa ehdotuspyyntöissä toimialasta tai organisaatiosta riippumatta.
Kuten monissa yrityskirjoitustoimissa, asianmukainen ehdotuspyyntö alkaa ilmoittamalla asiakirjan tarkoitus. Tämä voidaan yleensä tiivistää muutamalla lauseella, ja sen avulla hakijat tai osapuolet, jotka on kutsuttu tekemään virallinen ehdotus, tietävät tarkalleen, mitä liikkeeseenlaskija etsii palveluista tai tavaroista. Jopa kaikkein satunnaisimmat RFP -tiedostomuodot sisältävät tällaisia tietoja.
Tarjouspyynnön tarkoituksen tai syyn ilmoittamisen lisäksi ei ole epätavallista, että siihen sisällytetään joitakin yleisiä tietoja yhteisöstä. Tiedot sisältävät yleensä rajoitetusti tietoja yrityksen koosta, tällä hetkellä ylläpidettyjen toimipaikkojen määrästä ja mahdollisista välittömistä laajentumissuunnitelmista, jotka voivat vaikuttaa hakijoiden vastauksiin. Yleensä yksityiskohtien ei ole tarkoitus olla kattavia. Yleensä riittää kuitenkin, että hakijat voivat tehdä tutkimusta itse, jotta ne ymmärtäisivät paremmin ehdotuspyyntöä esittäneen osapuolen tarpeita.
Ehdotuspyyntö voi rakenteeltaan olla hyvin laaja tai erittäin yksityiskohtainen. Jotkut pyynnöt ovat enintään yhden sivun pituisia ja sisältävät vain yleisiä lähetysohjeita, kuten muutamia erityisiä käsiteltäviä alueita, lopullisen ehdotuksen lähettämistä ja kaikkien ehdotusten määräpäivää. Muut tarjouspyynnöt tarjoavat tiettyjä osioita ja muodon, joita on noudatettava epäonnistumatta.
Ehdotuspyynnön muotoilussa molemmilla tavoilla on etuja. Laaja muoto varmistaa, että tarvittavat tiedot sisältyvät vastauksen runkoon, mutta antaa yhteisölle mahdollisuuden saada käsitys siitä, miten kukin hakija esittelee itsensä, kun hän saa paljon liikkumavaraa vastauksessa. Sitä vastoin hyvin jäsennelty muoto kertoo hakijalle tarkalleen, kuinka järjestää tiedot tavalla, jolla on varmasti merkitystä myöntävälle yksikölle. Samaan aikaan kattavan rakenteen ansiosta kirjaimellisesti voidaan verrata useiden vastaajien vastauksia rinnakkain alaspäin osioiden luettelossa yksitellen.
Palvelun tai tavaroiden tyypistä riippuen tarjouspyyntö voi sisältää esimerkkiskenaarioita, jotka havainnollistavat, mitä pyynnön lähettäjä tarvitsee myyjältä sekä rutiini- että hätätilanteissa. Jos tarjous on esimerkiksi tarkoitettu teleneuvottelupalveluille, alullepanija voi haluta tietää, voiko myyjä taata tietyn määrän portteja tai linjoja saatavuuden myös liiketoiminnan ruuhka -aikoina. Toimittaja voi myös käsitellä erityiskysymyksiä, kuten tukiverkoston käyttöönottoa käytettäväksi yrityksen laajuisessa hätätilanteessa tai jos myyjä pystyy käsittelemään neuvottelupuhelun ajoituksen ja suorittamisen ilman ennakkoilmoitusta.
Yritykset tai muut organisaatiot, joiden on lähetettävä RFP, mutta eivät ole varmoja siitä, miten asiakirja voidaan rakentaa parhaaksi, voivat usein aloittaa prosessin käyttämällä yhtä monista verkossa olevista ilmaisista RFP -mallivaihtoehdoista. Näitä malleja voidaan muokata tarpeen mukaan. Joissakin tapauksissa malleissa on vähintään yksi ehdotuspyyntö, joka toimii oppaana henkilölle tai tiimille, joka on vastuussa RFP: n valmistelusta.