Ehdotusten arviointi on viisivaiheinen prosessi, jota käytetään muodollisen liike-ehdotuksen tasapainoiseen ja puolueettomaan tarkasteluun. Tämäntyyppinen prosessi löytyy yleisimmin suurten organisaatioiden tai yritysten hankinta- tai sopimustenhallintaosastoilta. Ehdotuksen arvioinnin ensisijainen tarkoitus on varmistaa, että voittajaehdotuksen valintaan käytetään oikeudenmukaista ja avointa prosessia. Tämä on erittäin tärkeää, koska ehdotuksia tarvitaan usein kalliisiin hankkeisiin tai menoihin.
Ehdotusten arvioinnissa käytetyt viisi vaihetta ovat: muodostetaan tiimi, joka tarkastelee ehdotuksia, varmistaa niiden noudattaminen, arvioi vastaukset tarjousasiakirjan yksityiskohtien perusteella, antaa painoarvon jokaiselle luokalle ja pisteyttää jokaisen ehdotuksen. Eniten pisteitä saanut tarjous on tarjouskilpailun voittaja. Valinnan jälkeen kaikille ehdotuksen jättäneille yrityksille ilmoitetaan tuloksista. Epäonnistuneilla yrityksillä on oikeus nostaa kanne, jos ne katsovat, että prosessi oli puolueellinen tai rikkoi sopimuslakia.
Ensimmäinen askel ehdotusten arviointiprosessissa on muodostaa sisäinen tiimi, joka vastaa hakemusten tarkastelusta. Tiimin jäsenyyden tulisi perustua asiaankuuluvan prosessin asiantuntemukseen, siihen liittyvään kokemukseen ja hankintamenettelyn lujaan ymmärtämiseen. Joissakin organisaatioissa tämä tiimi osallistuu tarjouspyyntöjen (RFP) tai tarjousasiakirjojen luomiseen, jotka jaetaan mahdollisille toimittajille. Muut yritykset saattavat päättää, että kahden erillisen tiimin käyttäminen poistaa eturistiriidan ja mahdollisuuden puuttua lopulliseen valintaan.
Yleensä hankintapäällikkö tai tarjouspyyntökoordinaattori tarkistaa kaikki hakemukset varmistaakseen, että kaikki vaatimukset täyttyvät. Tämä on puhtaasti hallinnollinen tarkistus, jolla varmistetaan, että kaikki tarjoukset on vastaanotettu ennen määräaikaa, kaikki vaaditut maksut on käsitelty ja ettei sivuja tai asiakirjoja puuttu. Kun tämä tarkastus on valmis, ehdotuksista tehdään kopiot jokaiselle arviointiryhmän jäsenelle.
Tiimin jäsenet aloittavat ehdotuksen arvioinnin uuden vaiheen tarkistamalla jokaisen yksittäisen vastauksen ja vertaamalla sitä tarjouspyyntöasiakirjaan tai määrittelyasiakirjaan. Tarkastelun tarkoituksena on selvittää, koskeeko ehdotus kaikkia RFP: n kohteita. Puuttuvat kohteet ilmoitetaan joskus RFP-koordinaattorille, joka seuraa yritystä tarkistaakseen, onko laiminlyönti kirjoitusvirhe, mutta monissa tapauksissa seurantaa ei tehdä.
Joukkueen rakenteesta riippuen jokaiselle RFP -osiolle annetaan paino. Jotkut yritykset tekevät nämä päätökset ryhmänä, ja toiset sallivat jokaisen tiimin jäsenen tehdä itsenäisen päätöksen. Kokonaispainon on oltava enintään 100, ja luokkien on perustuttava todellisiin RFP -vaatimuksiin. Vaikka jotkut yritykset painottavat varsinaisen lähetyksen laatua, monet eivät, koska tämä antaa pääasiassa pisteitä ehdotuksen jättämisestä.
Ehdotuksen arvioinnin viimeinen vaihe on pistemäärän antaminen. Jokainen tiimin jäsen tekee itsenäisen päätöksen ja toimittaa tuloskorttinsa RFP -koordinaattorille, joka sitten laskee vastaukset ja määrittää onnistuneen ehdotuksen. Koko prosessin tulisi olla avointa ja puolustettavaa tuomioistuimessa puolueettomana ja oikeudenmukaisena.