Ennakkomaksurahasto, joka tunnetaan myös nimellä pieni käteisrahasto, on eräänlainen käteisvaraus, joka on varattu hallitsemaan pieniä kuluja, joita voi aiheutua yrityksen päivittäisestä toiminnasta. Yleensä tämän rahaston tuotot pidetään valuuttana ja kolikkona, ja ne uskotaan rahaston hoitajalle tai kassalle maksettavaksi liiketoimintaperiaatteiden ja -menettelyjen mukaisesti. Kaikenkokoisilla ja -tyyppisillä yrityksillä on todennäköisesti jonkinlainen pieni käteis- tai ennakkorahasto, mikä mahdollistaa toimistotarvikkeiden tai muiden tavaroiden nopean ostamisen ilman muodollista tilaus- ja ostomenettelyä.
Ennakkorahaston rakenne on yleensä hyvin yksinkertainen. Pienyritys voi hallita tämäntyyppistä liiketoimintaresurssia pitämällä valuutta- ja kolikkotarjontaa lukitussa laatikossa tai pienessä kassakaapissa yrityksen sivustolla. Useimmat yritykset ovat asettaneet vähimmäis- ja enimmäisrajat rahaston kokonaismäärälle, joka voidaan pitää rahastossa kerrallaan. Näiden rajojen asettaminen edellyttää yleensä sitä, millaisia ostoksia voidaan tehdä rahaston varojen avulla, ja ottaa huomioon tällaisten ostotyyppien keskihinnat.
Kuten minkä tahansa tyyppisen rahoitustilin kohdalla, ennakkomaksua seurataan ja täsmäytetään säännöllisesti. Täsmäytys edellyttää yleensä, että viimeisimmän täsmäytystapauksen jälkeen rahastoista saaduista ostoista saadut tulot kirjataan, rahastoon tehdyt talletukset lisätään ja sitten ennakkomaksun kirjanpidon saldoa verrataan ennakkoon pidetyn käteisen fyysiseen määrään. rahasto tai kassakaappi. Liiketoiminnan koosta riippuen tämäntyyppinen täsmäytys voi tapahtua viikoittain tai joka toinen viikko, mutta se on tehtävä vähintään kuukausittain.
Ennakkomaksun ylläpitämisestä on useita etuja. Tilillä on rahaa, jota voidaan käyttää välttämättömien tavaroiden ostamiseen ilman, että sinun on laadittava tarjouspyyntö, hankittava tilausnumero ja odotettava, että yrityssekki leikataan ostoksen kattamiseksi. Jos esimerkiksi pienyritys tarvitsee tulostuskasetin välittömästi, kyseinen tuote voidaan ostaa rahastosta löydetyistä pienistä käteisrahastoista, tapahtuma kirjataan ja palautusta koskeva pyyntö voidaan lähettää tavanomaisten ostokanavien kautta varmistaen, että rahasto saa enemmän rahaa, joka voidaan käyttää toiseen ostokseen myöhemmin.