Suuren yrityksen “back office” -järjestelmässä on monia erilaisia järjestelmiä, mukaan lukien suunnittelu, valmistus, jakelu, toimitus ja kirjanpito. Yrityksen resurssien suunnittelu (ERP) on järjestelmä, joka yhdistää kaikki nämä toiminnot yhdeksi järjestelmäksi ja joka on suunniteltu palvelemaan yrityksen eri osastojen tarpeita. ERP on enemmän metodologia kuin ohjelmisto, vaikka se sisältää useita ohjelmistosovelluksia, jotka on koottu yhteen, integroituun käyttöliittymään.
ERP -järjestelmä kattaa useita yksiköitä yrityksessä, ja joissakin tapauksissa ERP ylittää myös yrityksen rajan sisällyttääkseen siihen myös kumppanien ja toimittajien järjestelmät tuodakseen lisätoimintoja, kuten toimitusketjun hallinnan. Koska ERP-järjestelmä on niin laaja ja kattava, se ylittää pelkän ohjelmiston. Jokainen toteutus on ainutlaatuinen ja suunniteltu vastaamaan toteuttajan eri liiketoimintaprosesseja. ERP -toteutuksen luominen voi maksaa miljoonia dollareita ja kestää useita vuosia.
ERP -järjestelmä edustaa todennäköisesti yrityksen suurinta tietotekniikkainvestointia, joten jotkut yritykset haluavat ottaa ERP: n käyttöön asteittain enemmän kuin kaikki kerralla. Jotkut ERP -toimittajat tarjoavat modulaarisia ohjelmistoyksiköitä ja yhtenäisen käyttöliittymän tämän asteittaisen lähestymistavan mahdollistamiseksi.
Riippumatta siitä, miten yritys lähestyy sitä, ERP tuo varmasti merkittäviä muutoksia yrityksen toimintaan. Se houkuttelee työnkulkuja ja muuttaa pitkäaikaisia prosesseja. Yritykset kohtaavat usein vastustusta työntekijöiltä, jotka ovat haluttomia luopumaan todistetuista menetelmistään. Työntekijät voivat myös pelätä työnsä puolesta; Koska ERP tekee niin radikaaleja muutoksia liiketoimintaprosesseihin, ei ole epätavallista, että työnkuvaukset muuttuvat tai ne poistetaan kokonaan.
Kun ERP -järjestelmä on otettu käyttöön, sillä on kuitenkin valtavia etuja. Koska kaikki järjestelmät on liitetty yhteen, kaikki osastot voivat jakaa tietoja helpommin. Osastojen välillä tapahtuvasta työnkulusta voi tulla paljon automatisoituneempaa, ja lopulta asiakkaita palvellaan paremmin, koska asiakaskohtaisia sovelluksia käyttävällä henkilöllä on pääsy kaikkiin tietoihin kustakin asiaankuuluvasta prosessista. Esimerkiksi joku myyjä pystyy helposti kirjautumaan yhteen järjestelmään määrittämään edelleen valmistettavan asiakastilauksen tilan. Kaikki tämä maksaa kuitenkin; koulutuskustannukset ovat korkeat, koska työntekijöiden on paitsi opittava käyttämään uusia ohjelmistoja, myös heidän on opittava uusia prosesseja.
On monia syitä, miksi yritys toteuttaa ERP -toteutuksen. ERP -järjestelmä yhdistää tietoja, kuten tilaustietoja ja taloudellisia tietoja. Se voi nopeuttaa valmistusprosessia automatisoimalla prosesseja ja työnkulkua, minkä seurauksena se vähentää myös tarvetta kuljettaa suuria varastoja. Vaikka ennakkokustannukset saattavat riittää talousjohtajan painajaisiin, lopulta, jos ne toteutetaan oikein, palkinnot antavat järjestelmän toteuttavalle yritykselle merkittävän kilpailuetun.