Kun tietokoneen käyttö kotona ja työpaikalla on normi eikä poikkeus, on järkevää luoda toissijaisia tietolähteitä koko järjestelmän laajuisen vian sattuessa. Tässä tulee esiin varmuuskopiointipalvelun käsite.
Etävarmuuskopiointipalvelu on arkisto kaikille tärkeille tiedostoille, käyttöjärjestelmille ja sähköisille asiakirjoille, jotka on säilytettävä, jos kiintolevy tai palvelimen tukijärjestelmä vaurioituu tai muuttuu käyttökelvottomaksi jostain syystä. Koska etävarmuuskopiointipalvelu tallentaa arvokkaat tiedot turvallisesti välimuistiin salasanasuojatussa ympäristössä, yhä useammat yritykset kääntyvät palveluntarjoajien puoleen, jotka tarjoavat online-varmuuskopiointipalvelua ja -tukea.
Etävarmuuskopiointiprosessi on yksinkertainen. Yleensä myyjä toimittaa pienen ohjelmistopaketin ja yksilölliset kirjautumistiedot etäpalvelinjärjestelmän käyttämiseksi. Kun ohjelmisto on asennettu, loppukäyttäjä voi valita, mitkä kansiot ja tiedostot ladata etäpalvelimelle ja tallentaa suojattuun ympäristöön. Online -varmuuskopioinnin nopeudet vaihtelevat loppukäyttäjän käyttämän Internet -yhteyden nopeuden sekä kopioitavien ja siirrettävien tiedostojen koon mukaan.
Etävarmuuskopiointipalvelujen hinnat vaihtelevat useiden tekijöiden mukaan. Monet etävarmuuskopiointipalvelujen ja -tuen tarjoajat perustuvat hinnoitteluun sen tilan määrän perusteella, jonka asiakas tarvitsee tarvittavien tiedostojen tallentamiseen. Muut palvelut tarjoavat alennuksia sellaisten sopimusten tekemisen perusteella, joilla varmistetaan, että asiakas pysyy palvelussa vähintään kahden vuoden ajan. Etävarmuuskopiointipalvelulla ei yleensä ole suuria kuluja, mutta kannattaa ostaa ostoksia sellaisten toimittajien ympäriltä, jotka käyttävät luotettavia palvelimia ja joilla on todistettu menestys sekä kustannustehokkaat kuukausi- ja vuosimaksut.
Etävarmuuskopiointipalvelu on suuri voimavara useista syistä. Ensinnäkin se poistaa tarpeen kopioida tiedostoja jatkuvasti CD -levyille, nauhoille ja muille tiedostojen tallennusvälineille. Monet etävarmuuskopiointipalvelut sisältävät mahdollisuuden asentaa rutiininomaisia päivityksiä, joita ei tarvitse toteuttaa manuaalisesti.
Toiseksi, koska tiedot ovat sivuston ulkopuolella ja niitä voivat käyttää kaikki, joilla on Internet -yhteys ja asianmukaiset kirjautumistiedot, työntekijän olisi helppo päästä käsiksi tietoihin, kun he matkustavat yrityksen liiketoiminnassa. Tämä tarkoittaa myös sitä, että toimistossa tapahtuvan suuren katastrofin sattuessa luotetut työntekijät voivat mennä kotiin ja työskennellä näiltä asemilta, kunnes keskus työpaikka on jälleen toiminnassa.
Hyvä etävarmuuskopiointipalvelu voi tarjota paljon mielenrauhaa ja vapauttaa resursseja, jotka hyödynnettäisiin paremmin muualla. Alhaisten kustannusten ja suuren suojan ansiosta ei ole ihme, että etävarmuuskopiointipalvelut kasvavat vuosittain.