Etuuksien hallinnointi käsittää työsuhde -etuuksien luomisen ja hallinnoinnin sekä tarjoaa keinon työntekijöiden kouluttamiseksi ymmärtämään, miten etuudet toimivat ja millaisia standardeja työntekijöiden on täytettävä voidakseen saada etuuksia. Usein etuuksien hallinnointi tapahtuu suuremman yrityksen henkilöstöosastolla, vaikka pienemmät yritykset voivat nimetä etuuksien hallinnoinnin tehtävän muille alueille tai yksilöille. Tässä on hieman taustaa siitä, mitä tehokas järjestelmänvalvoja tekee päivittäin.
Suuri osa järjestelmänvalvojan työstä on omistettu nykyisen etuusohjelman koordinoimiseen. Etuuksien hallinnointiin käytetään paljon päivää varmistaen, että etuusohjelmat toimivat sujuvasti. Tämä sisältää usein henkilökohtaisten päivien, lomapäivien ja sairauspäivien kertymisen tarkistamisen. Järjestelmänvalvoja varmistaa, että vapaapäivien lisääminen työntekijän tilille tapahtuu yrityksen määrittämän prosessin mukaisesti. Lisäksi järjestelmänvalvoja työskentelee palkanlaskentaosaston kanssa varmistaakseen, että työntekijälle maksetaan kaikista hyväksytyistä päivistä ja että nämä päivät vähennetään asianmukaisesta resurssista.
Seuraavaksi etuuksien hallinnointi edellyttää usein pätevien työntekijöiden sairausvakuutuksen valvontaa. Tämä tarkoittaa sen varmistamista, että maksut suoritetaan vakuutusyhtiölle oikea -aikaisesti, sekä sen varmistaminen, että jokainen pätevä työntekijä, joka haluaa kuulua konsernin kattavuuteen, käsitellään asianmukaisesti. Järjestelmänvalvoja vastaa myös etuusohjelman toteuttamisesta uusille työntekijöille, jotka täyttävät koeajan, jonka monet yritykset edellyttävät ennen kuin he voivat saada palkallista lomaa ja sairausvakuutusta.
Kun työsuhde -etuusohjelma sisältää sijoitus- tai eläkeohjelman, etuuksien hallintohenkilöstö valvoo myös näiden ohjelmien päivittäistä toimintaa. Tämä voi edellyttää palkanlaskennan varmistamista, jotta voidaan rahoittaa kaikki työntekijän suorittamat maksut, sekä varmistaa, että työnantajan lupaamat vastaavat varat käytetään oikea -aikaisesti. Tämä asettaa järjestelmänvalvojan suoraan yhteyteen yrityksen taloushallinnon virkamiehiin, jotka työskentelevät hallintotiimin kanssa yrityksen kaikkien työntekijöiden hyväksi, sekä tunti- että palkatut.
Osa etuuksien hallinnoinnista liittyy myös vuorovaikutukseen työntekijän kanssa. Työntekijän pitäisi pystyä milloin tahansa tapaamaan järjestelmänvalvoja ja saamaan viimeisimmät tiedot etuuksiensa tilasta. Tästä näkökulmasta järjestelmänvalvoja on viestintäväline yrityksen ja työntekijän välillä. Tämä voi tapahtua sallimalla työntekijöiden tehdä kyselyitä halutessaan ja tarjoamalla ennakoivasti säännöllisesti päivityksiä jokaiselle työntekijälle etuuksiensa tilasta.
On tärkeää tunnustaa, että etuuksien hallinnoinnissa ei ole kyse ainoastaan työntekijän hyvinvoinnista vaan myös yrityksen hyvinvoinnista. Tätä varten tehokas etuuksien hallinnointi tarkoittaa sellaisten etuusohjelmien kehittämistä, jotka ovat hyviä työntekijälle, mutta eivät aiheuta yritykselle kohtuutonta painetta täyttää nämä etuudet. Tästä syystä järjestelmänvalvojat etsivät usein uusia etuusvaihtoehtoja ja yrittävät löytää ohjelmia, jotka tarjoavat vähintään yhtä paljon työntekijöille ja pitävät työnantajien kustannukset mahdollisimman alhaisina.