Johtaja on yleensä joku, jolla on ylemmän tason asema yrityksessä, kuten esimies tai apulaispäällikkö. Hallinto pyrkii vastaamaan kyseisen henkilön tarpeisiin ja tarpeisiin, jotka johtajan on täytettävä voidakseen tehdä työnsä kunnolla. Yleensä toimistohallinto tarkoittaa korkean tason työntekijän toimistotarpeiden ja joidenkin henkilökohtaisten tarpeiden hoitamista, jotta hän voi suorittaa työnsä onnistuneesti. Tällainen hoitaminen voi sisältää monia eri asioita.
Kun ihmiset katsovat toimistohallinnon koulutusohjelmia, heille usein kerrotaan, että nämä valmistavat heidät johtamaan pieniä toimistoja tai ottamaan alempia tehtäviä, kuten sihteeri tai hallintoavustaja. Toimiston henkilöstön määrä voi määrätä aseman ja vastuut, ja jotkut ihmiset johtavat koko toimistoa, jonka otsikko on kuten pääsihteeri. Hallinto ei välttämättä tarkoita toimiston hallintaa, mikä on tärkeä ero, kun ihmiset valitsevat uraa.
Pohjimmiltaan mikä tahansa tukihenkilöstö toimeenpanovallan toimistossa suorittaa jonkinlaista toimistohallintoa. Työtehtäviä, joita voidaan suorittaa tai suorittaa päivittäin, ovat puhelimiin vastaaminen, viestien vastaanottaminen ja tapaamisten tekeminen. Jokainen toimistotyöntekijä voi käyttää pikanäppäintä saneltujen kirjainten tallentamiseen ja kirjoittaa sitten ne, oikoluku, saada allekirjoituksen ja lähettää ne. Useimpien toimistojen on myös pidettävä kirjaa toiminnastaan, ja hallinnolliset avustajat tai sihteerit saattavat olla vastuussa tiedostojärjestelmän ylläpidosta, kaikkien tietueiden arkistoinnista ja tarvittavien tiedostojen vetämisestä tarpeen mukaan.
Arkistointi ei välttämättä ole enää paperilla, ja toimistohallinto käyttää todennäköisesti useita yritystietokoneohjelmia tiettyjen tietueiden ylläpitämiseen. Samalla tavalla, vaikka aiemmin puhelimiin vastaaminen ja kirjeiden kirjoittaminen saattoivat olla yleisin viestintälähde, nykyään toimistohallinnossa työskentelevä henkilö voi lähettää tekstiviestejä, twiittejä tai sähköpostiviestejä ihmisille toimiston sisällä tai ulkopuolella. On edelleen todennäköistä, että hallintotiimiin kuuluvilla ihmisillä voi olla suora yhteys yleisöön tai muihin yrityksen yrityksiin, jotka pysähtyvät toimistossa tapaamisiin tai puhumaan johtajan kanssa, ja joidenkin työntekijöiden on ehkä puututtava asiaan. johtaja, jos hän ei ole käytettävissä vierailuihin tai pitkiin kokouksiin.
Osa tästä hallinnosta huolehtii toimeenpanovallan tarpeista. Näitä voivat olla kalenterien ylläpito hänelle, tapaamisten tekeminen tai peruuttaminen sekä kuljetus- ja matkasuunnitelmien ajoittaminen tarpeen mukaan. Työ voi sisältää myös henkilökohtaisempia tehtäviä, kuten päivämäärien ja aikojen ilmoittamisen johtajan perheen kanssa tai esimerkiksi kemiallisen puhdistuksen hankkimista.
Johtotoimiston hallinnon kärjessä on johto, ja nämä työntekijät voivat osallistua kaikkiin edellä lueteltuihin toimintoihin samalla kun he johtavat toimistoa ja kaikkia työntekijöitä. Tämä voi tarkoittaa sitä, että he toimivat esimiehinä, heillä on valta palkata, antaa potkut tai kurinalaisuus, ja he pitävät kokouksia tai muuta viestintää työntekijöiden kanssa toimiston sujuvan pitämiseksi. Näiden toimistojen työntekijöiden kaikilla tasoilla tavoitteena on toimia ammattimaisesti ja tehokkaasti johtajan työn tukemiseksi. On selvää, että työn tyyppi voi vaihdella kunkin johtajan arvon ja sen yrityksen tyypin mukaan, jolle toimistotyöntekijä ja johtaja työskentelevät.